Versiones de archivos en Google Drive: cómo funciona y trabajar con esta característica

Escrito por Rubén Velasco

Google Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google en la que podemos guardar cualquier archivo y, además, desde la que podemos acceder a todas las aplicaciones ofimáticas de Google, como Docs, Sheets y demás. Una de las medidas de seguridad que tiene esta nube (igual que otras alternativas) imprescindible para asegurar la integridad de nuestros archivos es el versionado de archivos, una función que guarda una lista con los cambios de un fichero de manera que podamos volver a cualquier versión anterior con facilidad.

Google Drive trabaja con el versionado de archivos de manera un poco diferente a otras nubes. Google identifica una versión de un archivo como dos archivos de mismo nombre y misma extensión que se suben a un mismo directorio. Por ejemplo, si subimos a una carpeta de Google Drive un fichero llamado «SoftZone.docx» y más adelante volvemos a subir otro archivo llamado «SoftZone.docx» al mismo directorio, el fichero segundo será una versión del primero, concretamente la más reciente.

Cómo usar el versionado de archivos de Google Drive

Google Drive puede trabajar con versiones de archivos de dos formas diferentes. La primera de ellas es tener el archivo ya subido a la nube y volver a subirlo como hemos explicado en el caso anterior.

Google Drive detectará que el archivo ya existe y el nuevo lo subirá como una nueva versión del archivo original. Como podemos ver, en el historial de subida nos aparece el nuevo archivo como «versión 2», además de tener un botón que nos permitirá mantener el nuevo archivo como un «archivo independiente».

Versiones archivos Google Drive 1

La segunda de las formas de trabajar con las versiones de los archivos en Google Drive es utilizando la herramienta de gestión de versiones. Para ello, localizamos el archivo en la nube de Google y pulsamos sobre él con el botón derecho. Veremos una opción llamada «Gestionar versiones».

Versiones archivos Google Drive 2

Pulsamos sobre esta opción y se abrirá automáticamente una ventana desde la que vamos a poder ver todas las versiones del archivo en cuestión. Desde aquí vamos a poder volver a cualquier versión anterior del archivo guardada.

Versiones archivos Google Drive 3

Además, como podemos ver, vamos a poder cargar manualmente una nueva versión del archivo utilizando el botón que nos aparece en la parte superior de dicho apartado. Así vamos a poder subir fácilmente una nueva versión al archivo manualmente.

Eso sí, debemos ser conscientes de que el versionado de archivos no es infinito. Google Drive solo nos permite guardar versiones de archivos durante 30 días, o un máximo de 100 versiones por cada archivo, lo que ocurra primero.

Las versiones de archivos de Google Drive solo funcionan cuando subimos manualmente archivos a la nube. En el caso de querer trabajar con versiones de los documentos Google Docs será necesario utilizar el historial de versiones, o cambios, que podemos encontrar en el propio documento.

Como podemos ver, el versionado de archivos de Google Drive es una función muy sencilla y muy útil para asegurar la integridad de nuestros archivos y no sustituir a la fuerza, por error, una copia de seguridad.

¿Sueles usar las versiones de los archivos de Google Drive?