Así puedes proteger documentos con Microsoft Word

Escrito por Javier Jiménez

Uno de los aspectos más importantes para los usuarios es la seguridad. No importa si utilizamos dispositivos móviles o equipos de escritorio. Lo cierto es que los datos y archivos que tengamos son vitales. Especialmente cuando albergan información confidencial o contenido sensible. Es por ello que siempre es conveniente aumentar la seguridad y proteger las carpetas y archivos. Si hay una aplicación muy utilizada y donde podemos guardar información personal, textos confidenciales y otros datos, es Word. En este artículo vamos a explicar cómo proteger documentos con Microsoft Word.

Cómo proteger documentos con Microsoft Word

Microsoft Word es sin duda uno de los programas más utilizados hoy en día. Además, es muy usado en los diferentes ámbitos, como puede ser en el trabajo, estudios, a nivel personal… Permite crear textos de todo tipo, escribir documentos, redactar e-mails antes de enviarlos… Es por ello que resulta importante tener ciertas precauciones con este tipo de archivos. Por ello vamos a explicar cómo proteger documentos con Microsoft Word.

Es muy sencillo. Simplemente hay que seguir una serie de pasos cuando vayamos a crear un documento. Al guardarlo tendremos que asignarle la opción de cifrar. De esta forma protegemos el documento de Microsoft Word con una clave de acceso. Sin ese código nadie podría entrar en el archivo y leer su contenido.

Lo primero lógicamente es contar con alguna de las versiones de Microsoft Word. En nuestro ejemplo hemos utilizado Microsoft Word 2010. Es similar si utilizamos otra versión distinta. Hay que abrir el documento y redactar el texto que necesitemos.

Una vez tengamos listo el archivo, lo que hacemos es guardarlo. Pues en esta ocasión vamos a guardarlo pero de manera que se protejan los datos. Tenemos que ir a Archivo, entramos en Información y le damos a la opción de Proteger documento.

Cifrar documentos con Microsoft Word

Veremos que nos aparecen diferentes opciones. Podemos restringir ciertos permisos, pero también proteger con contraseña. Esto último es lo que nos interesa. Poder proteger documentos con Microsoft Word.

Crear una contraseña fuerte

Solamente tenemos que crear la contraseña y darle a aceptar. A partir de ese momento, cuando alguien quiera abrir el archivo le pedirá la contraseña. Nuestro consejo, como siempre decimos cuando se trata de claves, es generar una contraseña que sea fuerte y compleja. Ésta debe de contener letras (minúsculas y mayúsculas), números y otros caracteres. Hay que evitar siempre introducir datos personales como nuestro nombre, fecha de nacimiento o cualquier dato que nos relacione.

Puede ocurrir que llegado el momento queramos hacer que ese archivo vuelva a estar disponible sin contraseña. Por ejemplo si queremos mandarlo a otra persona y que lo abra sin problemas. Podemos revertir la situación fácilmente. Simplemente hay que seguir los mismos pasos anteriores, pero en esta ocasión borramos el campo de contraseña y lo dejamos vacío. Aceptamos y guardamos el documento.

En definitiva, cifrar un documento con Microsoft Word es muy sencillo. Simplemente hay que seguir los pasos que hemos ido mencionando y nuestros datos y textos que escribamos estarán protegidos. Es una buena idea cuando por ejemplo utilizamos un ordenador compartido.