Mantener la seguridad y privacidad al navegar por Internet o usar cualquier servicio online es imprescindible. Esto nos ayuda a evitar intrusos en nuestras cuentas o que puedan acceder a información personal. Vamos a ver qué podemos hacer para tener documentos cifrados en Google Docs. Es una plataforma muy utilizada para tener archivos de texto y es importante que no estén accesibles para cualquiera. Tenemos varias opciones para lograrlo.
Para qué cifrar documentos en Google Docs
En muchas ocasiones utilizamos Google Docs para crear documentos o incluso para trabajar de manera conjunta, compartiendo documentos en tiempo real para mejorar la productividad a la hora de desarrollarlos. Cifrar documentos en Google Docs proporciona una capa adicional de seguridad para proteger la privacidad y confidencialidad de la información sensible. El cifrado consiste en convertir los datos en un formato ilegible para aquellos que no tengan la clave de descifrado correspondiente, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información.
Existen varias razones por las cuales cifrar documentos en Google Docs puede ser interesante y te puede beneficiar:
- Protección de datos sensibles: Muchas empresas manejan información confidencial, como datos de clientes, estrategias empresariales, informes financieros y otros documentos sensibles. Cifrar estos documentos en Google Docs ayuda a prevenir el acceso no autorizado y protege la información contra fugas de datos y violaciones de seguridad.
- Cumplimiento normativo: En muchos sectores, existen regulaciones estrictas sobre la protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea. Cifrar documentos en Google Docs puede ayudar a cumplir con estas normativas al garantizar la seguridad y privacidad de los datos.
- Colaboración segura: Como hemos dicho, Google Docs permite la colaboración en tiempo real entre diferentes usuarios, lo que facilita el trabajo en equipo y la edición compartida de documentos. Sin embargo, al cifrar documentos, se puede controlar quién puede acceder y editar la información, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan colaborar en el documento.
- Prevención de acceso no autorizado: Si un dispositivo se pierde o es robado, los documentos almacenados en Google Docs pueden estar en riesgo si no están cifrados. El cifrado protege los documentos incluso si alguien obtiene acceso no autorizado al dispositivo o a la cuenta de Google.
- Seguridad en la nube: A medida que más organizaciones utilizan el almacenamiento en la nube como Google Drive, es importante garantizar que los datos estén protegidos incluso cuando se almacenan y comparten en línea. Cifrar documentos en Google Docs ayuda a mitigar los riesgos asociados con el almacenamiento de datos en la nube y proporciona una capa adicional de seguridad.
Pasos para tener documentos cifrados en Google Docs
El objetivo es evitar que un posible intruso pueda leer esos documentos que tenemos almacenados. Por ejemplo, pongamos que hay información confidencial de una empresa o datos personales que no queremos que queden expuestos en la red. Para evitar eso siempre podemos cifrar los archivos y de esta forma protegerlos.
Hay que tener en cuenta que Google Docs no cuenta con una opción nativa para cifrar esos documentos. Sin embargo sí podemos subirlos ya cifrados a la plataforma. Podemos usar herramientas externas para ello. Es un proceso sencillo, como vamos a ver.
Herramientas de cifrado
La primera opción que tenemos para cifrar archivos de Google Docs es utilizar herramientas de cifrado. Vamos a tener que instalar programas independientes y, desde nuestro equipo, cifrar esos documentos que posteriormente subiremos a la plataforma de Google. Existen diferentes alternativas.
Una de ellas es AES Crypt. Este programa funciona de forma muy sencilla: ciframos el archivo, lo subimos a Google Docs y, posteriormente, la persona que quiera abrirlo va a tener que descifrarlo. Solo así podrá tener acceso al contenido. Vamos a lograr que esté totalmente protegido y evitar que puedan acceder intrusos.
Otra opción similar es VeraCrypt. Es uno de los programas más populares. Se trata de un software de código abierto que permite cifrar esos archivos y después subirlos a Google Docs, pero también cifrar particiones o discos externos. Es una aplicación bastante completa que podemos tener en cuenta.
Un programa más que permite cifrar documentos de Google es Axcrypt. Cuenta con un cifrado AES de 128 o 256 bits. Cualquier archivo que se proteja con esta aplicación va a estar totalmente protegidos y será imposible acceder al contenido. Está pensado para su integración en la nube, con servicios como Google Drive.
Cryptomator es otra de las aplicaciones que podemos utilizar. Esta es de código abierto y se puede utilizar de forma gratuita. El cifrado que utiliza es muy transparente, y se puede unir a Google Drive. Lo cual hace de ella una herramienta muy popular para la plataforma de Google. Como suele ocurrir con casi todas, el usuario dispone de un disco duro virtual donde guarda los archivos, y cada uno de ellos se almacena en ese espacio. Se cifrarán de forma individual, con un cifrado AES de 256 bits. El funcionamiento es muy sencillo y bastante intuitivo, por lo cual es una muy buena opción.
Por otro lado tenemos Boxcrypto, la cual también es muy sencilla y muy utilizada por los usuarios. Pero aquí ya nos encontramos con varias versiones donde tenemos una gratuita, una personal por 4 euros al mes, y una orientada a los negocios que cuesta unos 8 euros al mes. En este caso la versión gratuita está muy limitada a una única unidad, y no cuenta con un cifrado para el nombre del archivo. En cambio con las versiones de pago si que cuentan con unidades ilimitadas, y con cifrado de nombre.
De nuevo con Boxcrypto, el funcionamiento es muy sencillo. Este instala una unidad virtual en el equipo, y en ese momento podrá agregar el proveedor de nube que en este caso es Google Drive. Su cifrado también es AES 256, pero con la seguridad del cifrado RSA-4096.
Cifrar el archivo con Word
Este método es aún más sencillo. No vamos a tener que instalar ninguna de las aplicaciones anteriores, sino simplemente cifrar los archivos directamente desde Microsoft Office. Vamos a ponerle una contraseña a ese archivo y, posteriormente, lo subimos a Google Docs y estará protegido.
Poner una clave a un documento en Word es sencillo y solo hay que seguir una serie de pasos. Cuando hayamos escrito el documento y lo queramos subir, tenemos que darle a Archivo, Guardar como y en la ventana que se nos abre, en la parte de abajo junto a Guardar, veremos la opción de herramientas. Hay que pinchar en el apartado de Opciones generales.
Se abrirá una nueva ventana donde tendremos que poner la contraseña de apertura o de escritura, con la que vamos a cifrar ese archivo. Con esa clave evitaremos que cualquiera que tuviera acceso a ese documento pudiera abrirlo y leer el contenido que hay dentro.
Nuestro consejo es poner contraseñas que sean realmente fuertes y complejas. No debemos nunca usar claves básicas, como suelen ser 123456 (que siguen siendo muy usadas), nuestro nombre, fecha de nacimiento y similares. Es imprescindible que sea totalmente aleatoria y única.
Proteger la cuenta de Drive
Otro consejo más para mantener seguros los archivos de Google Docs, aunque no sea directamente cifrarlos, es proteger correctamente la cuenta de Drive. Es necesario evitar intrusos y para ello podemos utilizar una buena contraseña que nos proteja, así como usar las aplicaciones oficiales.
Con esto lograremos que cualquier documento o archivo en general que tengamos en Drive esté seguro. Evitaremos intrusos y que la información almacenada pueda filtrarse y terminar en malas manos.
Para todo esto es necesario elegir correctamente las herramientas que vamos a utilizar, buscando siempre la mejor funcionalidad posible, y que a la vez esto nos permite un ahorro económico. Hay muchas opciones, gratuitas y de pago, por lo cual quedarse con la primera que nos encontramos no es recomendable. Por otro lado, todas estas opciones deben llegar de lugares fiables.
Consejos para alojar contenido con seguridad
Más allá de cifrar los archivos para Google Docs, queremos dar algunos consejos generales para alojar contenido con total seguridad. Así evitaremos que puedan quedar disponibles para cualquiera en la red en caso de alguna filtración o problema. No importa si usamos Google Drive o cualquier otra opción.
Usar aplicaciones oficiales
Lo primero es utilizar siempre programas que sean oficiales. Debemos descargarlos desde fuentes legítimas, que sean de garantías, y evitar cualquier otra alternativa que pueda ser un peligro. Esto nos aportará seguridad y evitaremos problemas, además de lograr que el funcionamiento sea óptimo.
Es cierto que a veces podemos encontrarnos con aplicaciones que tienen algunas características añadidas y pueden parecer interesantes. Sin embargo, pueden haber sido creadas para robar datos o no estar actualizadas y ser un problema para nuestra privacidad al tener vulnerabilidades.
Tener los equipos protegidos
Por supuesto, también es esencial tener los dispositivos correctamente protegidos. Es esencial contar con un buen antivirus que pueda prevenir la entrada de amenazas. Por ejemplo Windows Defender, Avast o Bitdefender son algunas opciones que podemos tener en cuenta.
Más allá de un antivirus, existen otras herramientas que igualmente pueden ayudar a crear una barrera de seguridad. Por ejemplo un firewall o incluso complementos para el navegador. Así estaremos más protegidos y evitaremos riesgos que puedan suponer la filtración de archivos en Google Docs o cualquier plataforma.
Mantener todo actualizado
Tener las aplicaciones y sistemas actualizados va a ayudar a corregir muchos fallos de seguridad que puedan aparecer. Por ejemplo, puede que una aplicación obsoleta tenga alguna vulnerabilidad que permita a un atacante acceder a los archivos que tenemos almacenados y poder leer el contenido.
Para evitar esto, siempre debemos instalar todos los parches. Por un lado mejoraremos la seguridad, pero también aprovecharemos al máximo los recursos disponibles y lograremos que funcione lo mejor posible.
Usar autenticación en dos pasos
Aunque no es un cifrado de archivos, la autenticación en dos pasos es una herramienta que puedes tener en cuenta para mejorar la seguridad de tus archivos. La autenticación en dos pasos agrega una capa de seguridad más robusta, incluso en situaciones en las que las contraseñas pueden verse comprometidas.
El funcionamiento de este método es sencillo. Requiere que, además de ingresar tu contraseña para acceder al servicio, verifiques tu identidad a través de un segundo medio, como un código enviado a tu móvil, por ejemplo. Este doble paso, reduce mucho el riesgo de acceso no autorizado, o incluso que alguien obtenga tus credenciales para iniciar sesión haciéndose pasar por ti.
Uno de los aspectos más importantes de la verificación en dos pasos es que, aunque alguien descifre tu contraseña, deberá tener acceso al segundo medio para verificar la identidad, que en muchas ocasiones son en tiempo real con un tiempo de caducidad reducido. Este método no solo se recomienda para algunas plataformas específicas, si no que se ha convertido en un método de seguridad estándar para la protección de cuentas en línea. Sin duda, una de las mejores opciones para mantener tus archivos seguros ante robos o manipulaciones, es utilizar el método de atentificación en dos pasos.
Sentido común
Un consejo más es evitar cometer errores. Por ejemplo entrar en enlaces de terceros que nos llegan por e-mail o redes sociales y no sabemos realmente si puede ser una estafa. Tal vez iniciemos sesión en Google Docs desde esos links y estamos entregando en bandeja nuestros datos a un ciberdelincuente.
La mayoría de ataques hoy en día requieren de la interacción del usuario. El atacante necesita que demos un paso, que realicemos algo. Por ejemplo hacer un clic, descargar un archivo, instalar algo… Es imprescindible siempre mantener el sentido común y no cometer errores de este tipo.
Cómo de seguro es el cifrado de Google Docs
Generalmente, el cifrado que utiliza Google Docs es muy seguro. Este está diseñado para proteger toda la información de las posibles amenazas que se pueden encontrar en Internet. Todos los documentos de esta herramienta, obtiene un cifrado automático que se realiza mientras se almacenan los datos en los servidores de Google. Pero sin buscamos concretar más, el cifrado que utiliza es AES (Advances Encryption Standard) y RSA (Rivest-Shamir-Adleman). Por otro lado, se utilizan protocolos de transferencia que también cuentan con seguridad, como puede ser HTTPS. Esto nos ayuda a proteger los datos mientras se está realizando la transmisión entre los navegadores, y los propios servidores de Google. En este caso, HTTPS utiliza un cifrado SSL/TLS, el cual protege los datos de ataques de interceptación, así como de posibles manipulaciones.
A parte del cifrado, Google Docs ofrece algunos controles de seguridad adicionales. Estos están destinados a proteger la privacidad, y la confidencialidad de los documentos que manejamos. Los usuarios podemos configurar la privacidad de los documentos, para que estos solo puedan ser visibles para quines cuentan con el enlace específico de acceso. Y por otro lado, podemos establecer contraseñas de seguridad a los documentos, y así garantizar que solo las personas adecuadas pueden acceder.
Pero siempre debemos tener en cuenta, que a pesar de que el cifrado que utiliza Google Docs es muy seguro, no es algo invulnerable. Siempre habrá alguna amenaza para todos y cada uno de los sistemas que existen. Por lo cual, a todo esto, le tenemos que sumar el buen uso que le damos a las herramientas que se nos proporcionan. Tener cuidado como compartimos el contenido, así como la creación de contraseña seguras, son dos se las recomendaciones que podemos tener en cuenta en estos casos. Y así no tener que dejar todo a la seguridad que nos proporciona Google.
En definitiva, siguiendo estos pasos puedes cifrar archivos para Google Docs. Hemos visto también algunos consejos genéricos para mantener en todo momento la seguridad al usar este tipo de plataformas y no tener ningún problema que pueda poner en riesgo la privacidad y permitir que un atacante pueda acceder al contenido.
