Utilizar la nube es bastante común para tener tus archivos siempre disponibles. Puedes usar plataformas como Google Drive o Dropbox, entre otras muchas. En este artículo, vamos a hablarte de algunas recomendaciones que puedes poner en práctica para ordenar los archivos. El objetivo es que puedas encontrarlos fácilmente, siempre que necesites, y no dejes que las carpetas estén siempre desordenadas.
Esto es algo que vas a poder aplicar en la mayoría de plataformas en la nube, ya que funcionan de forma similar. Puedes compartir también esos documentos con terceros, como pueden ser amigos o familiares. Conforme avanza el tiempo, cuando vas teniendo más archivos almacenados, puede dar lugar a un mayor desorden.
Organiza bien tu nube
Puedes alojar documentos de texto, imágenes, vídeos de viajes… La nube ofrece un amplio abanico de opciones, pero conviene siempre usarla correctamente. No cometas errores, ya que eso puede suponer que incluso pierdas documentos importantes y que puedas necesitar en algún momento.
Crea carpetas que identifiques bien
Lo primero que debes hacer es crear carpetas que puedas identificar bien. Por ejemplo, crear una carpeta principal solo para fotos, otra para vídeos, otra donde pongas documentos de texto… La idea es que puedas organizar bien los archivos, de tal forma que puedas identificarlos correctamente cuando lo necesites.
Además, dentro de cada carpeta puedes crear subcarpetas. De igual forma, esas subcarpetas deberían ser fáciles de identificar, para que puedas saber que en una en concreto va a haber fotos, en otra subcarpeta imágenes más específicas, etc.
Utiliza nombres que puedas encontrar
Por supuesto, es conveniente utilizar nombres que puedas encontrar fácilmente. Esto lo puedes aplicar a cualquier archivo, como puede ser un documento de texto o alguna hoja de cálculo, pero también a carpetas donde vayas a meter muchos archivos que necesites en tu día a día o bien de forma esporádica.
Cuando tengas que hacer una búsqueda, será más fácil de encontrar. Evita dejar nombres de archivos genéricos, números y cosas automáticas. Lo ideal es que utilices palabras que realmente sean identificativas, especialmente pensando en el largo plazo, cuando tengas que buscar algo concreto.
Evita duplicados
Otro consejo más es que evites los duplicados. No tengas dos archivos iguales, ya que eso va a traer diferentes problemas. Por un lado, vas a estar ocupando espacio sin ser necesario. Además, puede que edites un documento y cuando vayas a buscarlo, termines accediendo al otro que no has editado.
Por tanto, asegúrate de que no has copiado dos veces un mismo archivo. Esto puede ser común si te olvidas de que ya tienes algo subido o lo quieres compartir con alguien. Asegúrate de que solo tienes uno.
Lleva una revisión de vez en cuando
Una recomendación más, es que lleves una revisión periódica. Entra en la nube, revisa qué carpetas tienes, cómo las tienes organizadas, etc. La idea es que no pase demasiado tiempo, ya que, si ves que tienes tus archivos desorganizados, no es lo mismo ordenarlos cuando tienes pocos, que cuando ha pasado tiempo y tienes más.
No significa que entres cada día en la nube, pero sí de vez en cuando. Por ejemplo, cada vez que hagas una copia de seguridad, revisa que tienes todo bien organizado y no vas a tener problemas.
Elimina lo que no necesites
Esto es básico, por lo que debes tenerlo en cuenta. Todo lo que no necesites, elimínalo. No acumules archivos que realmente ya no vas a utilizar. Va a ocupar espacio, vas a tener mayor desorganización y será más difícil encontrar algún documento cuando lo necesites, ya sea para compartirlo con alguien o usarlo tú mismo.
Un error habitual es subir algo a la nube que vayamos a necesitar de forma puntual, pero dejarlo ahí después. Realmente ya no vamos a volver a abrirlo, por lo que va a ocupar recursos tontamente.
En definitiva, mantener los archivos en la nube bien organizados es importante. Te ayudará a ahorrar espacio, a poder encontrar cualquier documento cuando lo necesites y no perder archivos que puedas necesitar en un futuro.
