El correo electrónico es un medio de comunicación muy usado y para que esto sea posible es necesario que haya una serie de protocolos. En este artículo vamos a hablar de qué es el protocolo IMAP, para qué sirve y de qué manera lo podemos activar en nuestro correo de Gmail. Vamos a mostrar lo más importante sobre su funcionamiento real de cara a los usuarios que quieren usar su correo electrónico desde cualquier dispositivo compatible con este protocolo.
Es algo fundamental para conectarse con sistema operativos distintos, que usen aplicaciones diferentes, o que no sean compatibles con la que sueles utilizar, como por ejemplo Gmail, o incluso la propia de un dominio privado.
También hablaremos, por encima, sobre las diferencias con el protocolo POP, una de sus alternativas, que, pese a funcionar bastante bien también en cualquier terminal o Sistema Operativo, se queda algo obsoleto, y tiene algunas desventajas bastante claras respecto al IMAP.
En qué consiste el protocolo IMAP
IMAP son las siglas de Internet Message Access Protocol. En español lo podemos traducir como Protocolo de acceso a mensajes de Internet. Permite acceder a los mensajes que hay almacenados en un determinado servidor. Simplemente, es necesario contar con un equipo que tenga acceso a Internet y poder entrar a ese servidor. Este protocolo no permite enviar correos. Lo que hace realmente es dar acceso a los mensajes que hay almacenados en ese servidor. Tiene una ventaja frente a otros protocolos similares y es que IMAP permite visualizar el contenido en ese servidor sin necesidad de descargarlo. De esta forma, un usuario puede acceder desde un ordenador a un servidor, ver los mensajes y no tener que bajarlos a su propio equipo.
Fue creado en el año 1986 y llegó como sustituto del protocolo POP. Desde entonces han aparecido diferentes versiones que han mejorado el protocolo y han permitido nuevas funciones a los usuarios. La primera de ellas fue IMAP 2, que surgió solo un par de años después y ya fue distribuida de forma pública. Posteriormente, aparecieron otras versiones como IMAP 3, IMAP2 bis o IMAP 4. Por tanto, podemos decir que gracias al protocolo IMAP los correos electrónicos se pueden sincronizar entre un equipo y un servidor. Permite crear diferentes carpetas y almacenarlos allí. Esto nos permite acceder al contenido guardado desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet.
El protocolo IMAP utiliza el protocolo TCP sobre el protocolo IP, dependiendo del protocolo IMAP que utilicemos, los puertos TCP utilizados son diferentes. A continuación, puedes ver los puertos TCP más habituales que se usan:
- Puerto 143 TCP para IMAP.
- Puerto 220 TCP para IMAP3.
- Puerto 993 TCP para IMAPS, la versión segura del protocolo que nos permite añadir una capa de confidencialidad a todas las comunicaciones realizadas.
Actualmente, todos los clientes de correo soportan las últimas versiones de este protocolo, incluyendo también la versión segura que nos proporciona IMAPS.
Cuál es el objetivo de IMAP
Entonces, ¿cuál es el objetivo real de utilizar el protocolo IMAP? ¿De qué manera ayuda a los usuarios en el día a día? Vamos a ver cuáles son los usos principales que hacen que sea algo interesante y que permitió obtener una mejora importante frente a los protocolos anteriores.
Acceder a los correos desde cualquier equipo
Lo primero que permite IMAP es poder acceder a los correos electrónicos desde cualquier equipo. Simplemente, tenemos que disponer de una conexión de Internet para poder entrar al servidor donde están almacenados los mensajes y visualizarlos. Esto supuso una ventaja importante en su momento, ya que cualquier usuario podría leer un mensaje desde cualquier lugar. Solo sería necesario un ordenador que tenga acceso a la red.
En comparación con el protocolo POP3, esto supone una grandísima ventaja, porque podremos leer todos los correos sin necesidad de descargarlos, algo que ocurría con POP3. Además, tendremos una sincronización de todos los correos con los diferentes clientes que configuremos, esto significa que, si marcamos un email como «leído» automáticamente en el resto de clientes también se marcará de esta forma. Con POP3 esto no ocurría, solamente teníamos la posibilidad de descargar los correos y eliminarlos del servidor, o descargar los correos y mantenerlos en el servidor, pero no había forma de marcarlos como leídos.
Uno de los usos más comunes, es la utilización de correos privados, de dominios, por ejemplo el de tu empresa, el cual se llama juanperez@miempresa.com y que no puedes sincronizar en la app de Gmail, (al menos de forma nativa), si es la que usas, por ejemplo. Por tanto, deberás hacerlo con otras que te permitan añadir los datos IMAP manualmente.
Desde ese momento, toda tu bandeja de entrada y salida, así como las nuevas notificaciones, podrán llegarte a tu móvil, sincronizado al momento con el resto de equipos, como decíamos, por tanto, si envías, lees, eliminas o recibes uno, también estará así en tu ordenador, tablet, etc.
Si tienes un Android tendrás miles de formas de sincronizar este protocolo, sin embargo, si usas iPhone, la aplicación de Mail también lo es, por lo que podrás tener, en la misma app nativa, tu correo de Apple, el de Gmail, y cualquiera con protocolo IMAP, incluidos los del trabajo, dominios privados, etc, algo muy útil y que no te hará bajar ningún otro.
Compartir el buzón de correos con terceros
También tenía como objetivo poder compartir el buzón de entrada con todos los correos electrónicos y que otro usuario pudiera acceder a ellos desde otro lugar. Esto es algo interesante para aplicar en determinadas circunstancias y que ofrece un abanico de opciones a los usuarios. Por ejemplo, pensemos en una empresa en la que hay diferentes trabajadores que necesiten acceder a un servidor para leer mensajes. Gracias al protocolo IMAP esto fue posible. No sería necesario que cada uno tuviera una cuenta diferente, sino compartir el mismo buzón.
Si esto mismo lo intentábamos hacer con POP3, lo único que podríamos hacer es descargar continuamente todos los correos electrónicos, y que nuestro cliente de email los marcase como ya leídos los que efectivamente tengamos descargados y leídos previamente. Se podría decir que IMAP es la gran evolución de POP3 que nos permite «sincronización» del correo leído y no leído.
Gestionar mejor los e-mails
Además, el protocolo IMAP es muy útil para poder gestionar mejor el correo electrónico. Va a permitir crear carpetas y subcarpetas donde tener un mayor orden, almacenar en función del tipo de mensaje, de la importancia, etc. Con los protocolos anteriores esto no era posible, teníamos que usar nuestro cliente de correo como Thunderbird o Outlook para organizar los emails en categorías.
Permite también llevar a cabo diferentes tareas como buscar o clasificar los mensajes. Esto igualmente va a ayudar a esa gestión que mencionamos, al poder tener un orden y almacenar mejor los correos electrónicos.
Liberar espacio en los dispositivos
Una ventaja más que trajo el protocolo IMAP es el poder liberar espacio en los dispositivos. Los correos electrónicos no se almacenan en nuestro ordenador, sino que se puede gestionar todo desde un servidor independiente y mantenerlos allí disponibles para poder leerlos desde cualquier equipo. No obstante, sí que puede haber problemas de espacio igualmente, ya que el servidor se termina llenando conforme vamos guardando más y más mensajes. Pero sí, aportó este cambio interesante que para muchos usuarios les sirvió para evitar tener los dispositivos llenos de mensajes de correos electrónicos y pasar a tenerlos todos en un servidor.
Por tanto, el protocolo IMAP trajo diferentes mejoras que agregaron ventajas a la hora de utilizar el correo electrónico. Poder gestionar mejor, acceder desde cualquier lugar o compartir el buzón fueron aspectos muy importantes.
Cómo usar IMAP en Gmail
Hemos explicado en qué consiste el protocolo IMAP, cómo funciona y por qué es importante. Ahora vamos a hablar de cómo podemos usarlo en el proveedor de Gmail. Es sin duda el más utilizado en España hoy en día y tiene esta posibilidad disponible. Para ello habrá que configurarlo correctamente dentro de los ajustes. Lo más habitual es usar la app de Gmail de forma nativa, por lo que no necesitaremos hacer uso de IMAP, sin embargo, si vas a utilizar un cliente de correo como Thunderbird o uno propietario de tu smartphone, entonces sí tendrás que habilitar esta característica para poder acceder.
Lo primero que tenemos que hacer para utilizar IMAP en Gmail es activarlo, en caso de que no lo esté. Para ello tenemos que iniciar sesión con nuestra cuenta en el ordenador, vamos a Ajustes, que aparece arriba a la derecha, Ver todos los ajustes y una vez allí pinchamos en la pestaña de Reenvío y correo POP/IMAP.
De forma predeterminada vendrá desactivado. Por tanto, lo que tenemos que hacer es bajar hasta donde pone Acceso IMAP y pinchar en la opción de Habilitar. Hecho esto solo tendremos que darle a Guardar cambios y ya tendremos habilitado IMAP en nuestra cuenta de Gmail.
A partir de este momento ya podremos acceder a los mensajes de nuestra cuenta de Gmail desde cualquier equipo a través de este protocolo. Si por algún motivo nos interesa en un momento dado deshabilitarlo nuevamente, tan solo tenemos que seguir los mismos pasos que hemos visto y darle a Deshabilitar.
Por tanto, como hemos visto, el protocolo IMAP es muy útil para el correo electrónico. Nos permite acceder a los mensajes desde cualquier equipo, tener un mayor control y gestión. Hemos explicado también qué debemos hacer para poder habilitarlo en Gmail. No obstante, esto es algo que podemos hacer de forma similar en otros muchos proveedores de correo electrónico, como puede ser Outlook.
Además, las ventajas sobre el otro de los protocolos más utilizados hasta entonces, el POP, son muy amplias, por lo que no habrá duda de que utilizar IMAP es una gran ventaja, y pese a tener inconvenientes, como todos, es el mejor actualmente.
¿Tiene desventajas el uso de IMAP?
Pese a que es un protocolo bastante extendido, conocido y usado, tiene una serie de desventajas que debemos de conocer antes de comenzar su configuración:
- Mayor uso de espacio en el servidor: Como IMAP almacena correos electrónicos en el servidor y solo descarga una copia temporal al cliente, el espacio en este podrá llenarse forma muy fácil, dependiendo del volumen recibido, por lo que hay que tenerlo en cuenta a la hora de contratar un almacenamiento u otro.
- Más consumo de banda: Del mismo modo que el anterior punto, al tener que descargar archivos adjuntos o simples correos desde el servidor, cada vez que accedemos a uno, requerirá más consumo de red.
- Demanda del servidor: En entornos con muchos usuarios y alto tráfico de correo, esto puede traducirse en una carga significativa en el servidor, pudiendo llegar a provocar lentitud en el mismo.
- Dependencia de conexión: Debido a que no están almacenados en el equipo, si queremos acceder a un correo de nuevo, deberemos tener conexión a internet, de lo contrario, y salvo usar apps con caché que los guarden, no podremos visualizarlo.
- Seguridad: Un servidor no configurado y protegido correctamente podría generar un problema importante de seguridad, puesto que si todos nuestros datos están en red, cualquier intruso podría hacerse con el contenido de forma muy sencilla si consigue penetrar en este.
- Complejidad en la configuración: en comparación con otros protocolos como POP3, la configuración de un servidor de correo IMAP y la gestión de sus recursos puede ser más compleja, por lo que no todos buscarán este protocolo.
Estas son algunas de las desventajas respecto a otros protocolos y formas, sin embargo, no son tan importantes, y a la mayoría de gente no les afectarán en exceso, por lo que, dependiendo de tus necesidades, podrás valorar si realmente son desventajas, o no.
