Hay muchas plataformas de almacenamiento en la nube que cuentan con una función que se conoce como documentos vitales. El nombre puede cambiar, ya que a veces la denominan documentos esenciales o documentos importantes. Sea cual sea la denominación que utilicen, el significado es el mismo. Te vamos a explicar exactamente qué significa y cuándo es útil hacer uso de esta característica.
Por ejemplo, esto es algo que lo puedes encontrar en la nube de O2. Vas a ver, dentro del menú, una función que se llama documentos vitales. Va a ser algo que puede resultar útil en determinados casos, ya que también aporta un plus de seguridad. Es un espacio donde vas a poder almacenar ciertos archivos que consideres más importantes.
En qué consiste
Podemos decir que es un apartado dentro de la nube que estás utilizando. Es como una sección, dentro de la memoria de ese servicio. Un rincón donde vas a poder guardar tus archivos más importantes, los que necesites tener siempre más a mano o evitar que puedan llegar a malas manos.
En el caso de la nube de O2, aunque es similar en otras, vas a ver esta función al pinchar en el menú. Verás el nombre de documentos vitales, junto a un logo con un candado. Al pinchar, nos explican, de forma resumida, que se trata de un lugar donde vas a guardar contenidos importantes de forma oculta y protegidos.
Estos documentos que vas a guardar aquí, no van a aparecer en ningún otro lugar de la nube. No van a estar visibles, aunque alguien accediera al contenido general de esa plataforma. Vas a poder trasladar aquí cualquier documento y, en cualquier momento, devolverlo a la carpeta general.
Al entrar en esta función, vas a tener que verificar el acceso. En el caso de O2, al entrar desde la aplicación de móvil va a solicitar el acceso biométrico, con huella dactilar. Una barrera adicional para evitar problemas que puedan comprometer la seguridad y privacidad. A partir de ahí, podrás ver el contenido que tienes en esa sección. Si no hay nada, simplemente tienes que trasladar cualquier archivo.
Cuándo es útil usar esta característica
Entonces, ¿en qué situaciones va a ser útil utilizar esto de documentos vitales o documentos importantes? Lo puedes usar para almacenar archivos que consideres esenciales o prioritarios. Pueden ser documentos oficiales, tu DNI, una copia de tu pasaporte, póliza de seguros, etc. Cosas que no quieres que queden expuestas, pero sí tenerlas disponibles en cualquier momento.
Además, también es interesante para acceder de forma rápida a archivos que puedan ser importantes para ti. No necesariamente tienen que ser documentos privados o sensibles, pero sí algo a lo que quieras tener acceso rápidamente, sin tener que buscar entre otras muchas carpetas que puedas tener en la nube. Una especie de acceso rápido.
Nos parece que esta característica, bien utilizada, es interesante a la hora de usar la nube. Aunque hayamos puesto el ejemplo de O2, realmente puedes encontrar una función similar en otros servicios como OneDrive o Dropbox. Siempre van a estar protegidos con esa capa adicional.
¿Qué ventajas tiene usar la función de documentos vitales en la nube?
- Protección extra: Los documentos que guardas aquí están ocultos y protegidos, normalmente con acceso biométrico o contraseña, para que solo tú puedas verlos.
- Más seguridad: Al estar en un espacio separado, es mucho más difícil que alguien acceda a estos archivos si entra en tu cuenta por error o sin permiso.
- Acceso rápido: En vez de buscar entre cientos de carpetas, tienes tus archivos más importantes juntos y a mano cuando los necesitas, y no mezclados con otros que, posiblemente, sean de un uso o te importen menos.
- Organización sencilla: Puedes mover documentos esenciales, como DNI, pasaporte o pólizas, a este espacio para tenerlos bien clasificados y evitar perderlos, así como copia de seguridad.
- Disponible en varias plataformas: No solo O2 ofrece esta función, servicios como OneDrive o Dropbox también tienen opciones similares para que puedas tener a mano tus archivos importantes.