Siempre que subas archivos a la nube debes comprobar que están protegidos. Es imprescindible que no estén disponibles para cualquiera. Sin embargo, a veces por error puede que le des a compartir con cualquiera un archivo que hayas subido o concediste permisos y no lo recuerdas. En este artículo vamos a explicar cómo ver los permisos de Google Drive y conocer exactamente quién puede tener acceso a un documento o archivo que haya subido.
Pasos para ver los permisos en Drive
Google Drive permite compartir un documento o archivo con cualquier persona que queramos. Podemos introducir el correo de un amigo o familiar y que tengan acceso para leer o editar. Incluso podemos hacer que esté disponible para cualquier persona, aunque no tenga relación con nosotros. Por ejemplo, en este último caso podría ser un documento que queremos compartir por redes sociales para que cualquiera pueda leerlo.
Pero, ¿qué pasa si tienes un archivo que has subido a la nube y dudas de si alguien ajeno a ti puede acceder a él? Tal vez simplemente compartiste algo para enviar a un amigo o un familiar. Por suerte, puedes ver fácilmente los permisos que has concedido y modificarlos si fuera necesario.
Lo primero que debes hacer es entrar en la cuenta de Drive. Pones tus datos personales y la contraseña y entras en la cuenta. Una vez allí tienes que entrar en la sección Mi unidad y aparecerán todos los documentos y archivos que tienes subido a esta plataforma. Simplemente tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en el que te interese y pinchas en Compartir.
Automáticamente verás todos los usuarios con los que has compartido ese archivo. Verás si tiene permisos para editar, leer o comentar. Además, si quieres eliminar a alguien simplemente tienes que pinchar en Quitar. Automáticamente dejará de tener acceso a los permisos concedidos para leer, editar o comentar en ese archivo o documento.
Igualmente, puedes añadir usuarios para que tengan acceso a esos permisos. Puedes añadir tantos como desees, simplemente poniendo el correo electrónico correspondiente. También puedes hacer que esté público para cualquiera. No obstante, esto último no es aconsejable si se trata de algún documento privado, que contenga datos que no deban estar expuestos.
Compartir con link
En la parte de abajo, puedes ver la opción de compartir a través de link. Puedes permitir que cualquier persona con acceso al enlace pueda leer el contenido, editarlo, etc. Simplemente tienes que pinchar en el menú desplegable y seleccionar si quieres que esté restringido o permitir que cualquier persona con enlace pueda entrar.
Además puedes marcar si quieres que tenga acceso a editar el documento o únicamente leer. Si por ejemplo vas a compartir un documento de texto y quieres que esté disponible para cualquiera con enlace pero no quieres que lo modifiquen o puedan eliminar, simplemente marcas la opción de Leer.
Cómo proteger los archivos de Drive
Hemos explicado que puedes ver de una manera sencilla quiénes tienen acceso a esos documentos y archivos que has subido. Puedes dar o quitar permisos para que puedan leer, comentar o editar cualquiera de esos documentos. Pero ahora vamos a explicar cómo deberías protegerlo.
Lo ideal es que, si vas a subir archivos para ti mismo, no los compartas con nadie. Si por ejemplo se trata de documentos que quieres tener disponibles en cualquier lugar, copias de seguridad, carpetas que subes para liberar espacio del móvil… Todo esto debería de estar protegido, sin que lo compartas con nadie.
La manera de averiguar si está correctamente protegido es mirar que no esté compartido con nadie y que no puedan tener acceso a ese documento a través de enlace. Eso significa que únicamente nosotros podemos entrar para leer o editar ese archivo. Si vemos algo raro, lo mejor es que eliminemos cuanto antes posibles permisos concedidos por error.
Subir archivos con seguridad
¿Quieres subir archivos con total seguridad a Drive? Vamos a dar también algunos consejos interesantes. El objetivo es evitar que puedan acceder a ellos y comprometer nuestra privacidad. Vamos a nombrar unas pautas básicas para no correr ningún peligro en ningún momento.
Proteger la cuenta
El primer consejo para subir y mantener los archivos totalmente seguros en Drive es proteger la cuenta. Esto significa que debemos configurar una buena contraseña para evitar accesos indeseados. Esa clave debe contener letras (tanto mayúsculas como minúsculas), números y otros símbolos especiales. Todo ello de forma aleatoria y nunca usar la misma clave en otros lugares.
También es importante activar la autenticación en dos pasos, algo que podemos hacer en los servicios de Google. Es una barrera extra de seguridad que puede ayudarnos a proteger nuestra cuenta y evitar así posibles ataques. Un hipotético intruso necesitaría un segundo paso para poder entrar.
Contar con un buen antivirus
Siempre es conveniente tener buenos programas de seguridad para evitar ataques y proteger los archivos. Esto también nos será muy útil de cara a evitar ataques contra nuestra cuenta de Drive que puedan exponer los archivos y documentos que tenemos almacenados. Por ejemplo, Windows Defender, Avast o Bitdefender son algunas buenas soluciones.
Pero además de las aplicaciones de seguridad, también conviene tener todo actualizado correctamente. Debemos instalar las últimas versiones en el sistema y cualquier programa que usemos para conectarnos a la red. Esto corregirá cualquier vulnerabilidad que pueda aparecer.
Usar aplicaciones oficiales
Un punto también importante es utilizar únicamente aplicaciones oficiales. Es cierto que en ocasiones podemos encontrarnos con programas de terceros que pueden tener ciertas funciones adicionales que parezcan interesantes, pero lo cierto es que no tenemos garantías de que nuestros datos van a estar protegidos.
Un pirata informático podría haber modificado de forma maliciosa ese programa para robar nuestros datos de acceso. Debemos siempre intentar utilizar solo software oficial y que esté correctamente actualizado. De esta forma protegeremos la cuenta y, al mismo tiempo, los archivos que alojemos en este servicio.
Subir archivos cifrados
Si quieres potenciar al máximo la privacidad y evitar problemas, una alternativa es subir archivos cifrados a Drive. Especialmente debes tener esto en cuenta si vas a alojar contenido que pueda ser sensible. Por ejemplo archivos de texto, imágenes, etc. De esta forma evitarás posibles problemas con intrusos.
Existen diferentes herramientas para cifrar archivos. Por ejemplo, podemos nombrar AES Crypt, AxCrypt, BitLocker o VeraCrypt. Todas ellas actúan muy bien para cifrar cualquier tipo de documento o archivo que subamos a Google Drive o cualquier otra plataforma en la nube.
En definitiva, puedes controlar quién tiene permisos para leer o editar un archivo en Drive. Pero también debes tener en cuenta la importancia de proteger esos documentos y subirlos a la nube con total seguridad. Hemos dado una serie de pautas para lograr la máxima protección posible.
