Controla quién accede a tus archivos de Drive y protégelos

Controla quién accede a tus archivos de Drive y protégelos

Javier Jiménez

Siempre que subas archivos a la nube debes comprobar que están protegidos. Es imprescindible que no estén disponibles para cualquiera. Sin embargo, a veces por error puede que le des a compartir con cualquiera un archivo que hayas subido o concediste permisos y no lo recuerdas. En este artículo vamos a explicar cómo ver los permisos de Google Drive y conocer exactamente quién puede tener acceso a un documento o archivo que haya subido.

Pasos para ver los permisos en Drive

Google Drive permite compartir un documento o archivo con cualquier persona que queramos. Podemos introducir el correo de un amigo o familiar y que tengan acceso para leer o editar. Incluso podemos hacer que esté disponible para cualquier persona, aunque no tenga relación con nosotros. Por ejemplo, en este último caso podría ser un documento que queremos compartir por redes sociales para que cualquiera pueda leerlo.

Pero, ¿qué pasa si tienes un archivo que has subido a la nube y dudas de si alguien ajeno a ti puede acceder a él? Tal vez simplemente compartiste algo para enviar a un amigo o un familiar. Por suerte, puedes ver fácilmente los permisos que has concedido y modificarlos si fuera necesario.

Lo primero que debes hacer es entrar en la cuenta de Drive. Pones tus datos personales y la contraseña y entras en la cuenta. Una vez allí tienes que entrar en la sección Mi unidad y aparecerán todos los documentos y archivos que tienes subido a esta plataforma. Simplemente tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en el que te interese y pinchas en Compartir.

Compartir archivos en Drive

Automáticamente verás todos los usuarios con los que has compartido ese archivo. Verás si tiene permisos para editar, leer o comentar. Además, si quieres eliminar a alguien simplemente tienes que pinchar en Quitar. Automáticamente dejará de tener acceso a los permisos concedidos para leer, editar o comentar en ese archivo o documento.

Igualmente, puedes añadir usuarios para que tengan acceso a esos permisos. Puedes añadir tantos como desees, simplemente poniendo el correo electrónico correspondiente. También puedes hacer que esté público para cualquiera. No obstante, esto último no es aconsejable si se trata de algún documento privado, que contenga datos que no deban estar expuestos.

Compartir con link

En la parte de abajo, puedes ver la opción de compartir a través de link. Puedes permitir que cualquier persona con acceso al enlace pueda leer el contenido, editarlo, etc. Simplemente tienes que pinchar en el menú desplegable y seleccionar si quieres que esté restringido o permitir que cualquier persona con enlace pueda entrar.

Compartir enlaces en Drive

Además puedes marcar si quieres que tenga acceso a editar el documento o únicamente leer. Si por ejemplo vas a compartir un documento de texto y quieres que esté disponible para cualquiera con enlace pero no quieres que lo modifiquen o puedan eliminar, simplemente marcas la opción de Leer.

Cómo proteger los archivos de Drive

Hemos explicado que puedes ver de una manera sencilla quiénes tienen acceso a esos documentos y archivos que has subido. Puedes dar o quitar permisos para que puedan leer, comentar o editar cualquiera de esos documentos. Pero ahora vamos a explicar cómo deberías protegerlo.

Lo ideal es que, si vas a subir archivos para ti mismo, no los compartas con nadie. Si por ejemplo se trata de documentos que quieres tener disponibles en cualquier lugar, copias de seguridad, carpetas que subes para liberar espacio del móvil… Todo esto debería de estar protegido, sin que lo compartas con nadie.

La manera de averiguar si está correctamente protegido es mirar que no esté compartido con nadie y que no puedan tener acceso a ese documento a través de enlace. Eso significa que únicamente nosotros podemos entrar para leer o editar ese archivo. Si vemos algo raro, lo mejor es que eliminemos cuanto antes posibles permisos concedidos por error.

Subir archivos con seguridad

¿Quieres subir archivos con total seguridad a Drive? Vamos a dar también algunos consejos interesantes. El objetivo es evitar que puedan acceder a ellos y comprometer nuestra privacidad. Vamos a nombrar unas pautas básicas para no correr ningún peligro en ningún momento.

Proteger la cuenta

El primer consejo para subir y mantener los archivos totalmente seguros en Drive es proteger la cuenta. Esto significa que debemos configurar una buena contraseña para evitar accesos indeseados. Esa clave debe contener letras (tanto mayúsculas como minúsculas), números y otros símbolos especiales. Todo ello de forma aleatoria y nunca usar la misma clave en otros lugares.

También es importante activar la autenticación en dos pasos, algo que podemos hacer en los servicios de Google. Es una barrera extra de seguridad que puede ayudarnos a proteger nuestra cuenta y evitar así posibles ataques. Un hipotético intruso necesitaría un segundo paso para poder entrar.

Contar con un buen antivirus

Siempre es conveniente tener buenos programas de seguridad para evitar ataques y proteger los archivos. Esto también nos será muy útil de cara a evitar ataques contra nuestra cuenta de Drive que puedan exponer los archivos y documentos que tenemos almacenados. Por ejemplo, Windows Defender, Avast o Bitdefender son algunas buenas soluciones.

Pero además de las aplicaciones de seguridad, también conviene tener todo actualizado correctamente. Debemos instalar las últimas versiones en el sistema y cualquier programa que usemos para conectarnos a la red. Esto corregirá cualquier vulnerabilidad que pueda aparecer.

seguridad de los datos

Usar aplicaciones oficiales

Un punto también importante es utilizar únicamente aplicaciones oficiales. Es cierto que en ocasiones podemos encontrarnos con programas de terceros que pueden tener ciertas funciones adicionales que parezcan interesantes, pero lo cierto es que no tenemos garantías de que nuestros datos van a estar protegidos.

Un pirata informático podría haber modificado de forma maliciosa ese programa para robar nuestros datos de acceso. Debemos siempre intentar utilizar solo software oficial y que esté correctamente actualizado. De esta forma protegeremos la cuenta y, al mismo tiempo, los archivos que alojemos en este servicio.

Subir archivos cifrados

Si quieres potenciar al máximo la privacidad y evitar problemas, una alternativa es subir archivos cifrados a Drive. Especialmente debes tener esto en cuenta si vas a alojar contenido que pueda ser sensible. Por ejemplo archivos de texto, imágenes, etc. De esta forma evitarás posibles problemas con intrusos.

Existen diferentes herramientas para cifrar archivos. Por ejemplo, podemos nombrar AES Crypt, AxCrypt, BitLocker o VeraCrypt. Todas ellas actúan muy bien para cifrar cualquier tipo de documento o archivo que subamos a Google Drive o cualquier otra plataforma en la nube.

En definitiva, puedes controlar quién tiene permisos para leer o editar un archivo en Drive. Pero también debes tener en cuenta la importancia de proteger esos documentos y subirlos a la nube con total seguridad. Hemos dado una serie de pautas para lograr la máxima protección posible.

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  • Un fabricante de automóviles quiere promocionar sus vehículos eléctricos a los usuarios respetuosos con el medioambiente que viven en la ciudad fuera del horario laboral. La publicidad se presenta en una página con contenido relacionado (como un artículo sobre medidas contra el cambio climático) después de las 18:30 h a los usuarios cuya ubicación no precisa sugiera que se encuentran en una zona urbana.
  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

La información sobre tu actividad en este servicio (por ejemplo, los formularios que rellenes, el contenido que estás consumiendo) puede almacenarse y combinarse con otra información que se tenga sobre tu persona o sobre usuarios similares(por ejemplo, información sobre tu actividad previa en este servicio y en otras páginas web o aplicaciones). Posteriormente, esto se utilizará para crear o mejorar un perfil sobre tu persona (que podría incluir posibles intereses y aspectos personales). Tu perfil puede utilizarse (también en un momento posterior) para mostrarte publicidad que pueda parecerte más relevante en función de tus posibles intereses, ya sea por parte nuestra o de terceros.

  • En una plataforma de redes sociales has leído varios artículos sobre cómo construir una casa en un árbol Esta información podría añadirse a un perfil determinado para indicar tuinterés en el contenido relacionado con la naturaleza, así como en los tutoriales de bricolaje (con el objetivo de permitir la personalización del contenido, de modo que en el futuro, por ejemplo, se te muestren más publicaciones de blogs y artículos sobre casas en árboles y cabañas de madera).
  • Has visualizado tres vídeos sobre la exploración espacial en diferentes aplicaciones de televisión. Una plataforma de noticias sin relación con las anteriores y con la que no has tenido contacto en el pasado crea un perfil basado en esa conducta de visualización marcando la exploración del espacio como un tema de tu posible interés para para otros vídeos.

El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

  • Has leído unos artículos sobre comida vegetariana en una plataforma de redes sociales. Posteriormente has usado una aplicación de cocina de una empresa sin relación con la anterior plataforma. El perfil que se ha creado sobre tu persona en la plataforma de redes sociales se utilizará para mostrarte recetas vegetarianas en la pantalla de bienvenida de la aplicación de cocina.
  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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