El correo electrónico es un servicio fundamental hoy en día. Por suerte tenemos a nuestra disposición numerosas opciones. Algunas se centran más en la privacidad, otras ofrecen más almacenamiento, otras incluso disponen de plataformas integradas. Sin embargo, todas ellas tienen una base común, y no es otra que la de enviar y recibir e-mails. A veces podemos tener demasiados correos almacenados en la bandeja de entrada. En este artículo vamos a explicar cómo borrar correos en Gmail y Outlook por fecha, que son dos de las plataformas más populares.
Gmail de Google es uno de los principales proveedores de correo electrónico que existen actualmente, sin embargo, no tenemos una bandeja de correo infinita. Por defecto, tenemos únicamente 15 GB de espacio de almacenamiento, por lo que se hace totalmente necesario borrar emails antiguos o con adjuntos de gran tamaño, con el objetivo de aligerar la carga en el espacio de almacenamiento. En el caso de Outlook, nos va a proporcionar una bandeja de entrada con un total de 5 GB compartido entre fotos en OneDrive.
Teniendo en cuenta las capacidades que estos servicios de email ofrecen de manera gratuita a los usuarios, lo cierto es que es lógico, además de muy importante, hacer una «limpieza» de manera habitual. De lo contrario, tendrás problemas para recibir nuevos correos. Y todo porque una vez que se llene, no seguirás recibiendo nuevos emails. Así que tienes la opción gratuita de borrar los correos o, directamente, pagar para tener mayor almacenamiento disponible en tu cuenta.
Cómo borrar los correos en Gmail por fecha
Vamos a empezar con Gmail. Es hoy en día una de las plataformas más usadas. Ofrece diferentes posibilidades, más allá de servir para enviar e-mails. Podemos almacenar una gran cantidad gracias al almacenamiento que tiene. Puede que nos interese borrar correos antiguos, que ya no queremos y están ocupando espacio. Sin embargo, ir uno por uno es una tarea que requiere mucho tiempo. Podéis ver nuestro tutorial sobre ver fecha real de publicación en Internet.
El primer paso, lógicamente, es acceder a nuestra cuenta de Gmail. Aquí podremos realizar una búsqueda teniendo en cuenta la fecha. Hay que mencionar que no vamos a diferenciar entre los diferentes e-mails que tengamos. Simplemente vamos a realizar un barrido para que aparezcan los mensajes anteriores a una fecha. Para ello tenemos que poner en el buscador before: xxx/xx/xx. Solo tenemos que poner las fechas que nos interesen. Por ejemplo, si queremos borrar todos los mensajes anteriores a 2010, simplemente introducimos: before: 2010/01/01. De esta manera nos mostrará todos los e-mails que hayamos recibido antes del 1 de enero de 2010.
Lógicamente aparecerán cientos, quizás miles de mensajes. No vamos a ponernos a borrar uno a uno. Lo que vamos a hacer es pinchar en seleccionar todo, en la parte de arriba. Una vez pulsado eso, se seleccionarán los 50 primeros mensajes. Pero, como hemos mencionado, pueden ser miles. La cifra dependerá de si has ido borrando correos poco a poco o, por el contrario, has dejado todo siempre almacenado.
Si observamos justo una vez lo seleccionamos aparece un mensaje que indica “Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda”. En ese caso se seleccionarán todos los mensajes que coincidan con esos términos. En este caso serán aquellos anteriores a 2010. Una vez seleccionados todos podremos hacer lo que queramos con ellos. En este artículo explicamos cómo borrarlos, pero también podemos archivarlos en una carpeta o hacer lo que queramos.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que los mails que recibas sin adjuntos no llegan a ocupar tanto especio, por lo que puedes añadir has:attachment al realizar la búsqueda. Además, otro punto que hay que recordar, si quieres ganar almacenamiento, es el de vaciar la papelera de Gmail. Ten en cuenta que se quedan almacenados hasta 30 días, por lo que durante ese tiempo podrás recuperar aquellos correos electrónicos que borraste sin querer.
Filtrar por fecha y tamaño del correo
Si estás interesado en borrar mensajes antiguos que tengan un fichero adjunto y que ocupen más de un determinado tamaño, también podrías hacerlo. En estos casos, lo cierto es que es tan simple con hacer lo siguiente: before: 2023/04/10 larger:10M.
Después de poner la fecha, debes poner la orden «larger» que significa que todos los mensajes de tamaño más grande al indicado, serán filtrados y nos lo mostrarán. «10M» significa 10MB, por tanto, todos los mensajes anteriores a esa fecha en concreto y que tengan más de 10MB de tamaño, nos lo mostrarán para eliminarlos. Así puedes ir filtrando de la manera correcta para no borrar todos los mensajes que recibas.
Esto es perfecto para hacer «limpieza» de los correos más antiguos que ocupan mucho espacio en nuestra bandeja de entrada. Si tenemos miles de correos electrónicos, esta es la mejor forma de filtrar lo que nos interesen para borrarlos y dejar el resto. Os recomendamos empezar primero a filtrar los emails que más tamaño ocupan, por ejemplo, más de 10MB, y luego ir filtrando poco a poco los de menos tamaño, como los superiores a 2MB que también es bastante tamaño para un correo electrónico.
Recuerda que todos los servicios de correo electrónico gratuito disponen de ciertos límites, por ejemplo, en el caso de Gmail tenemos un límite de 15GB compartido con los emails de Gmail, los archivos de Google Drive y también las fotos que hayamos subido a Google Fotos. De esta forma, cuánto más espacio liberes en tu bandeja de correo electrónico, será mucho mejor porque así no tendrás que adquirir las suscripciones a Google One, no obstante, teniendo en cuenta que la versión de 100GB vale tan solo 20€ al año y que la de 200GB de tamaño vale tan solo 30€ al año, creemos que si usas los servicios de Google de forma intensiva, lo mejor es que compres estas suscripciones porque son realmente baratas y nos podremos beneficiar de servicios adicionales como la VPN de Google One para conectarnos de forma segura y privada a Internet.
Cómo borrar mensajes por fecha en Outlook
En Outlook también podemos filtrar los mensajes por fecha. En este caso podemos ir a la bandeja de entrada, pinchar en la barra de búsqueda, hacer clic en “Todas las carpetas” y veremos diferentes parámetros para configurar. Uno de ellos es para poner un rango de fechas.
También podemos crear reglas de acción para que Outlook lo tenga en cuenta en los correos. Así, por ejemplo, podemos hacer que elimine o archive los e-mails según las fechas o asunto que queramos. En Outlook no es necesario que nos aprendamos los diferentes comandos a utilizar, simplemente debemos elegir en qué carpeta filtrar los emails, si queremos que tengan o no archivos adjuntos, así como el rango de fechas de inicio y final, para añadir el filtro y que nos aparezcan todas.
Si nos vamos a la configuración de la bandeja de correo electrónico, podemos ir a la sección de «Correo / Reglas«. Aquí podemos crear reglas bastante avanzadas para que no nos tengamos que encargar de nada, tanto de emails pasados como para los mensajes que vayamos recibiendo en el futuro.
Tenemos la posibilidad de agregar una condición, ya sea relacionado con contactos, con el nombre del usuario, asunto, palabras clave, los marcados como importante o confidenciales, así como si el mensaje incluye algo como datos adjuntos etc. La verdad es que Microsoft ha realizado un gran trabajo con este sistema de reglas, porque disponemos de muchas funciones interesantes, a las que se puede sacar un gran partido en todo momento.
Por ejemplo, entre las acciones a realizar podemos encontrar una serie de opciones que van desde mover o copiar, a eliminar, anclar los emails, marcar como leído los correos e incluso reenviarlos de forma completamente automática.
Ten en cuenta que podrías eliminar correos antiguos que en un futuro pudieras necesitar. Por ejemplo, tal vez tengas documentos importantes que quieras mantener o información de algún tipo que puedas usar para configurar algo. Revisa bien siempre que vayas a borrar un e-mail para no encontrarte con problemas en un futuro.
Además de esto, echa un vistazo a la papelera de Outlook, ya que, de manera predeterminada, está fijado en que se guarden hasta 14 días desde que los borraste de tu cuenta de email. Aunque, también se puede cambiar el tiempo hasta un máximo de 30 días, el mismo tiempo que en Gmail.
En el caso de Outlook también tenemos limitaciones para la versión gratuita del servicio, no obstante, siempre podríamos obtener la versión de Office 365 con 1TB de capacidad y con la posibilidad de usar la suite de Microsoft Office sin ningún tipo de límite, ya que se incluye en el servicio. Otro aspecto que debemos valorar, es que podemos adquirir la versión familiar que nos permitirá añadir diferentes cuentas de Hotmail o de Outlook de manera que nos saldrá más barata la suscripción por usuario.
Plataformas como Gmail y Outlook ofrecen un amplio abanico de opciones. Son servicios que cuentan con muchos usuarios y constantemente perfeccionan para ofrecer un buen servicio. Además, cuentan también con otras plataformas y servicios vinculados que puedes utilizar en tu día a día, como son calendarios, agendas o incluso la nube, donde vas a poder almacenar archivos de todo tipo y que estén disponibles en cualquier lugar.
¿Los correos se eliminan de todos los dispositivos?
Esta es una pregunta que mucha gente se hace y que es muy simple de responder, y es que sí, los correos recibidos en un servidor, ya sea Google u Outlook, están en un almacenamiento propio de ellos, no ocupan espacio en tus dispositivos, pese a que aparezca algo ocupado debido a que las apps de los teléfonos descargan los últimos para que puedas verlos sin conexión. Sin embargo, como decíamos, estos se almacenan en la red, por lo que si borras todos los correos de cierta fecha, no los podrás volver a buscar ni desde el móvil, ni desde el PC, ni desde ningún lado, y una vez que borres la papelera, desaparecerán para siempre, y no podrás recuperarlos, por lo que ten cuidado, y pese a que creas que «sigue en el otro ordenador», tampoco estará.
Cómo almacenar correos sin límite
Hoy en día muchos usuarios tienen servidores NAS en sus hogares para almacenar sus copias de seguridad, gestionar el contenido multimedia con diferentes herramientas como Plex Media Server, e incluso para instalar un sistema de domótica como Home Assistant. Normalmente en un NAS tenemos varios TB de almacenamiento, lo más habitual es tener más de 4TB para almacenar todos nuestros archivos como fotos, vídeos, documentos y también películas y series para reproducirlas en nuestra Smart TV.
Un NAS también puede funcionar perfectamente como un servidor para el correo electrónico, actualmente, marcas comerciales como QNAP o Synology disponen de software que nos permitirá descargar localmente todos los correos electrónicos desde Gmail u Outlook, y de esta forma, almacenarlos en el servidor sin necesidad de tenerlo en la nube de estas compañías. Esto nos permitirá almacenar de forma casi ilimitada todos los correos electrónicos, haciendo que no sea necesario hacer «limpieza» en la bandeja de entrada. De esta forma, una vez que hayamos descargado todos los emails de Gmail o de Outlook, podremos eliminar los más antiguos de la nube la cual se encuentra bastante limitada en cuanto a espacio, a no ser que hayas contratado las versiones de Google One y Microsoft Office 365 respectivamente.
En el caso de QNAP, el programa que debes instalar se llama QmailAgent, y es un software completamente gratuito que nos permitirá realizar una copia de seguridad de nuestro correo. Es compatible con Gmail, Outlook y también Yahoo! entre otros proveedores menos conocidos. Además, usa los protocolos habituales del correo electrónico como IMAP y POP3. Por supuesto, podemos configurar una sincronización en tiempo real para que nuestro NAS siempre disponga de manera local de los últimos emails.
Si tienes un servidor NAS de Synology, el programa que debes usar es Synology MailPlus. Este software dispone de similares características, pudiendo realizar un backup completo de cualquier servicio de correo localmente, perfecto para tener siempre a nuestra disposición la información y también los archivos adjuntos. Gracias a esto, podemos proceder a eliminar los correos con mayor tamaño sin ningún problema, ya que tendremos el backup en nuestro NAS. Posteriormente, una vez que esté almacenado en nuestro NAS, podríamos subirlos cifrados a cualquier nube pública o privada que tengamos, e incluso hacer más copias de seguridad en otros NAS.
Conclusiones
Tenemos muchas posibilidades para filtrar todo nuestro correo electrónico por fecha, e incluso podemos definir reglas avanzadas. El objetivo es tener un orden en el e-mail y ahorrar tiempo a la hora de encontrar algo, eliminar mensajes que no queramos o filtrar de alguna manera todo el contenido. Por lo que no solamente se gana en espacio, sino sobre todo tiempo en general.
Es muy importante tener una buena gestión del correo electrónico, y no dejar que los emails recibidos crezcan y crezcan sin parar, porque entonces será muy complicado poder gestionarlo y tendrás que eliminar correos que seguramente no sabías ni que existían, y es posible que uno de esos correos electrónicos sea importante, por lo que es fundamental prestar algo de atención a tu bandeja para no tener problemas. Lo bueno es que siempre puedes recurrir a la papelera de tu cuenta de correo para recuperar aquellos mails que eran relevantes y eliminaste sin darte cuenta. Aunque el tiempo máximo de conservación es de 30 días.
Tanto Gmail como Outlook disponen de versiones de pago para ampliar los límites de almacenamiento en las cuentas de correo electrónico, que es compartida con los servicios de almacenamiento como Google Drive y OneDrive respectivamente. No obstante, si no tienes una buena gestión del correo lo llenarás igualmente, así que empieza desde hoy a filtrar todos tus emails y borrarlos si realmente no los necesitas. Especialmente si no quieres terminar pagando para ampliar la memoria que tienes disponible en tu cuenta de correo electrónico.
