Google Drive y Dropbox son dos de las plataformas de almacenamiento en la nube más utilizadas hoy en día. Es frecuente tener incluso cuenta en ambos servicios. Pero, ¿qué pasa si estás mucho tiempo sin entrar en tu cuenta? ¿Podrías perder los archivos? Vamos a hablar de ello en este artículo. Hay una diferencia clave, como vas a ver, y puede ser determinante para tener o no problemas de este tipo.
Lo primero que debes saber es que, en realidad, tus archivos no los controlas tú. Van a estar alojados en servidores de estas plataformas externas, por lo que dependes de ellos. Si deciden cerrar tu cuenta, por el motivo que sea, perderías todo. Y sí, esto podría pasar, especialmente, si hay cuentas inactivas.
Qué ocurre con las cuentas inactivas en la nube
Si entramos en el Centro de ayuda de Dropbox, indican que, cada cierto tiempo, eliminan las cuentas inactivas. Si ven que no hay actividad, siempre durante un tiempo prolongado, van a contactar con el usuario. Según la información que muestran, por “cuenta inactiva” se refieren a una cuenta que no ha recibido ningún tipo de actividad durante los últimos 12 meses.
Para que esa cuenta no sea considerada inactiva, basta con iniciar sesión o realizar alguna actividad relacionada con los archivos que haya en esa cuenta. Por tanto, sí que es posible que eliminen tu cuenta si no entras durante mucho tiempo, pero realmente es muy fácil de mantener, ya que solo tendrás que iniciar sesión, al menos, una vez al año. En cualquier caso, previamente a eliminar la cuenta, Dropbox va a contactar contigo.
Algo similar ocurre en el caso de Google. Si accedemos a su Centro de ayuda, indican que podrían considerar una cuenta inactiva (y esto aplica también a Google Drive) si no se ha utilizado durante 2 años. Como ves, la diferencia es importante, puesto que Dropbox permite una inactividad de hasta 12 meses, mientras que Google permite hasta 24, el doble.
Desde Google indican que “se reservan el derecho de borrar tus datos cuando no uses tu cuenta con ese producto por un período de 2 años”. Para evitar que esto ocurra, basta con iniciar sesión en la cuenta de Gmail, ver un vídeo de YouTube, compartir un archivo por Google Drive o cualquier otro uso, de cualquier servicio de Google.
Nota importante: Las políticas de eliminación por inactividad descritas en esta guía se aplican principalmente a las cuentas gratuitas. Los usuarios con suscripciones de pago (como Google One, Google Workspace o Dropbox Plus/Business) suelen estar protegidos contra la eliminación mientras la suscripción esté activa. No obstante, es fundamental revisar siempre los Términos de Servicio (TOS) específicos de tu plan contratado.
| Característica | Google Drive | Dropbox |
|---|---|---|
| Almacenamiento Gratuito | 15 GB (compartido con Gmail y Fotos) | 2 GB |
| Plazo de Inactividad | 24 meses (2 años) | 12 meses (1 año) |
| Acciones para mantener la cuenta activa | Iniciar sesión, usar Drive, ver YouTube, leer Gmail, usar la Búsqueda de Google, etc. | Iniciar sesión en la web o app, o cualquier actividad con archivos (añadir, editar, ver, compartir). |
| Aviso Previo | Sí, se envían múltiples notificaciones por email a la cuenta y al email de recuperación. | Sí, se contacta con el usuario por email antes de la eliminación. |
Diferencia importante para evitar perder la cuenta
Es bastante frecuente tener una cuenta principal, que será la que uses en tu día a día, pero también tener otras secundarias, donde podrías guardar copias de seguridad, por ejemplo. En este último caso, es donde podrías tener más problemas. Si tienes una cuenta secundaria que no usas en tu día a día, es más probable que pasen esos 12 meses, en el caso de Dropbox, o esos 24 meses, en el caso de Google, y te quedes sin cuenta.
Sin embargo, hay una diferencia importante en favor de Google. Como hemos explicado anteriormente, basta con tener actividad en la cuenta para, continuamente, poner el contador a 0 para ese tiempo hasta declarar la cuenta como inactiva. En el caso de Google, hay muchos servicios vinculados. Es muy probable que, aunque no utilices Google Drive, sí que veas algún vídeo de YouTube, entres en Gmail (incluso si es una cuenta secundaria, que casi no utilizas) o similares.
En el caso de Dropbox, es menos probable que esto ocurra. Utilizarás la cuenta solo para alojar contenido. Por ello, si utilizas una cuenta secundaria, y a poco que te despistes, sí que pueden pasar esos 12 meses y quedarte sin tus archivos. En Google Drive, además de que el plazo es mayor, vas a poder acceder a cualquiera de sus servicios vinculados y no tendrías problemas.
Cómo prevenir la inactividad de cuentas
Nadie quiere perder sus archivos, sobre todo si hablamos de fotos y vídeos personales o documentos importantes. La eliminación de cuentas por inactividad está ahí y es algo que debemos tener en cuenta. Es normal pasar de un servicio a otro y olvidarse de que hemos dejado archivos en el antiguo, pensando que siempre estarán ahí. Evitar que se nos pase este aspecto y evitar la pérdida de las cuentas es sencillo si seguimos algunos consejos.
Una de las mejores formas de evitar que la cuenta sea considerada inactiva es configurar recordatorios en nuestro calendario digital o aplicación de tareas. Si programamos alertas cada seis meses, podremos iniciar sesión en las plataformas y que el tiempo vuelva a contar desde cero. También podremos realizar acciones simples para mantener la actividad como iniciar sesión en Gmail, ver un vídeo en YouTube, o compartir un archivo a través de Drive.
Un truco es poner una carpeta, por ejemplo la de capturas de pantalla, como carpeta que se sube automáticamente ala nube. Con hacer una captura de vez en cuando con el móvil, ya tendremos estas cuentas activas y el contador se reinicia constantemente. También podremos configurar una automatización para que, cada mes, un archivo de texto se suba automáticamente a nuestra cuenta de Dropbox desde otro servicio, como Google Drive o una aplicación de notas. Este es otro pequeño truco que reduce el riesgo.
Tampoco hay que olvidar las notificaciones y correos de advertencia. Es posible que se nos vayan a spam, pero lo mejor es chequear de vez en cuando la bandeja de entrada, incluyendo la carpeta de spam o promociones. Siempre podremos configurar filtros en el correo para que los mensajes de Google o Dropbox se marquen como importantes o se muevan a una carpeta concreta. Es una manera de estar alerta y evitar sorpresas.