Microsoft Teams se ha vuelto una parte indispensable de mi vida y mi trabajo. Cada día, me ayuda a superar las reuniones, tareas en equipo y trabajo que debo hacer por mi cuenta. Pero la verdad, es que cuando te acostumbras a un entorno de trabajo, o a las tareas que mandan en tu equipo, pocas veces te da la ocasión de explorar la herramienta por tu cuenta y descubrir nuevas cosas. Aquí te cuento algunas funciones interesantes y no tan conocidas de Microsoft Teams, que seguro que te van a servir a partir de ahora.
Porque Microsoft Teams es mucho más que videollamadas y mensajes de chat. Aunque estas son sus funciones principales, en Teams hay muchísimas herramientas que pueden cambiar cómo haces tus cosas diarias. En este artículo os contaré sobre algunas de las funciones ocultas; estoy seguro de que no las conoces, y pueden simplemente mejorar tu experiencia y hacerla más productiva y divertida.
Función «Elogios» para motivar a tu equipo
Reconocer el esfuerzo de alguien no solo mejora la moral, sino que también fomenta un ambiente laboral más positivo. Con la función Elogios, puedes enviar una insignia personalizada a tus compañeros directamente desde un chat o canal. Solo tienes que seleccionar la opción «Elogios» en el menú de mensajes, elegir un diseño y escribir un mensaje. Es una manera rápida y visual de decir «gracias» o «buen trabajo».
Por ejemplo, si alguien del equipo ha cerrado un proyecto importante o ha resuelto un problema complicado, envíale un elogio. Este pequeño gesto puede tener un gran impacto en la motivación y el compromiso.
Simplifica tareas con la herramienta «Aprobaciones»
Las aprobaciones son parte del día a día en muchos equipos: documentos, diseños, presupuestos… Todo necesita pasar por un filtro. Con la función Aprobaciones en Teams, puedes gestionar estas solicitudes de forma centralizada y sin correos interminables.
Para usarla, habilita la aplicación desde el menú principal. Una vez activa, los miembros del equipo pueden enviar solicitudes directamente desde Teams. Recibirás notificaciones para aprobar o rechazar con un solo clic. Además, todas las solicitudes quedan almacenadas en la aplicación, así que siempre podrás revisarlas más tarde si lo necesitas.
Esto, lógicamente, ahorra tiempo. No necesitas rellenar informes largos, ni enviar correos electrónicos para aprobar o no ciertas tareas. Basta con utilizar esta función y llegará ese aviso a otra persona. Una manera de agilizar el trabajo, además de ganar en comodidad y accesibilidad para todos.
Reúnete ahora: porque no todo se puede planificar
Hay momentos en los que necesitas hablar con alguien de inmediato. La función Reúnete ahora, te permite iniciar una videollamada espontánea directamente desde un chat o tu calendario. Simplemente, haz clic en el botón «Reúnete ahora» y estarás en una reunión en segundos.
Esto es especialmente útil cuando una conversación por chat se vuelve demasiado compleja. Con esta herramienta, puedes resolver dudas rápidamente sin perder tiempo escribiendo mensajes largos. Puedes compartir información con compañeros de trabajo de una manera efectiva y rápida.
Opciones de entrega: asegúrate de que tu mensaje sea visto
A veces, necesitas que un mensaje sea tratado con urgencia. Con las opciones de entrega de Teams, puedes marcar tus mensajes como «Importantes» o «Urgentes». Si eliges la opción “Urgente”, el destinatario recibirá notificaciones cada dos minutos hasta que lo lea.
Esta función es ideal para recordatorios o para situaciones en las que necesitas una respuesta inmediata. Solo tienes que hacer clic en el icono del reloj en el cuadro de texto antes de enviar tu mensaje. En función de qué necesites en cada momento, podrás utilizar esta característica para dar mayor relevancia.
Administra tu tiempo con estos comandos
Los comandos de barra son una de las joyas ocultas de Teams. Desde la barra de búsqueda, puedes escribir comandos como “/llamar” para iniciar una llamada, “/guardar” para marcar un mensaje importante o “/estado” para cambiar tu disponibilidad. Explorar estos comandos puede ahorrarte tiempo y hacer que trabajes de manera más fluida. Solo tienes que escribir “/” en la barra de búsqueda y verás una lista completa de opciones disponibles.
Estas son solo algunas de las muchas funciones que hacen de Microsoft Teams una herramienta poderosa para la colaboración. Ahora que las conoces, ¿cuál vas a probar primero? Seguro que estas funciones no solo te facilitarán el trabajo, sino que también harán que disfrutes más el proceso.
