Utilizar la nube para compartir documentos con otras personas es algo que está muy extendido y puede tener tanto beneficios como riesgos. Vamos a hablarte de ello en este artículo. Podrás utilizar plataformas como Google Drive y subir archivos de texto que podrán editar tus amigos o familiares, por ejemplo. Lo mismo podrás hacer con otros documentos con los que quieras que haya colaboración de terceros.
Beneficios de compartir documentos en la nube
Si hablamos de ventajas, las principales son las siguientes:
- Colaboración en tiempo real.
- Puedes acceder desde cualquier lugar.
- Tienes copias de seguridad automáticas.
- Podrás utilizar cualquier dispositivo.
Principalmente, compartir documentos en la nube va a aportar flexibilidad. No importa dónde estés, ni tampoco si estás utilizando el ordenador o el móvil. Podrás también dar acceso a otras personas para que colaboren contigo en ese documento y así trabajar en conjunto, lo cual es ideal para trabajos universitarios, por ejemplo.
Además, algo fundamental es que podrás tener copias de seguridad automáticas y siempre disponibles en la nube. En vez de tener un documento de texto que vayas actualizando en el móvil o en el ordenador, y que esté vinculado únicamente a ese dispositivo, vas a tenerlo en la nube, accesible desde cualquier aparato. En caso de que haya algún problema, ese documento seguirá ahí.
Por tanto, estas son algunas ventajas claras de usar Google Drive y plataformas similares para tener documentos compartidos en la nube y usarlos en tu día a día.
Riesgos
Pero no todo es positivo. Compartir documentos en la nube puede tener también ciertos riesgos. Los principales son los siguientes:
- Enlaces que puedan quedar públicos.
- Permisos concedidos por error.
- Accesos no autorizados.
- Fallos humanos y mayor exposición.
Principalmente, el riesgo va a estar en tener documentos expuestos en Internet, aunque siempre puedas poner filtros y dar permisos. Si cometes algún error y compartes algo públicamente, podría llegar a estar disponible para terceras personas que no quieras.
Cómo compartir documentos de forma segura
Algunas recomendaciones que puedes poner en práctica para compartir documentos de forma segura, son las siguientes:
- Utiliza siempre los permisos de acceso.
- Evita tener enlaces públicos.
- Configura una fecha de caducidad.
- Revisa de vez en cuando quién tiene acceso.
Si vas a compartir documentos en la nube, especialmente si vas a dar acceso a otras personas, es fundamental que revises los permisos y decidas quién puede editar los documentos, quién simplemente tener acceso al modo de lectura, etc. Evitarás problemas y podrás aprovechar las ventajas de la nube, con menos riesgos.
Cuidado con dejar documentos compartidos de forma indefinida, ya que podrías olvidarte de ello y que, en algún momento, alguien pueda tener acceso indeseado. Intenta siempre poner una fecha de caducidad o borrarlos cuando ya no necesites que estén disponibles.
En definitiva, estas son algunas ventajas y desventajas que puedes encontrarte al compartir documentos en la nube y que estén disponibles para otros. Asegúrate de revisar todo muy bien cuando vayas a utilizar plataformas como Google Drive o cualquier otra similar y así mantendrás tu privacidad y seguridad siempre.