Causas y soluciones si envías un email y no llega al destinatario

Causas y soluciones si envías un email y no llega al destinatario

Sergio De Luz

El correo electrónico es una de las formas más sencillas de comunicarnos a nivel personal y profesional, sin necesidad de recurrir a las diferentes aplicaciones de mensajería instantánea o a las redes sociales. El email es una forma rápida, segura y eficaz de contactar con alguien a través de Internet, sin necesidad de que nos respondan al momento. En algunas ocasiones es posible que no funcione correctamente, y los emails que enviamos a un destinatario nos los devuelven con un mensaje de error. Hoy en RedesZone os vamos a explicar qué causan este tipo de errores y qué podemos hacer para solucionarlo.

Es muy posible que en algún momento hayas intentado enviar un email a un determinado destinatario, y a los pocos minutos has recibido un email indicando que no se ha podido entregar al destinatario debido a un error. Las causas de esto pueden ser bastante variadas, y también las soluciones, por este motivo, hemos dividido este tutorial en dos secciones. En la primera sección veremos todos los posibles errores si el error es nuestro, y por tanto, lo tenemos que solucionar nosotros. En la segunda sección veremos todos los posibles errores si el error es del destinatario y nosotros no podemos hacer nada en este caso.

Si el error es nuestro

En esta sección vamos a ver una serie de errores que podemos tener a la hora de enviar el correo electrónico, y la solución a este problema está en nuestra mano, por lo que debes prestar especial atención si tienes estos errores. Lo más habitual es que el problema sea de parte del usuario, es decir, de quien envía ese correo. Por ello suele ser sencillo corregirlo y poder enviar un e-mail con normalidad.

Email de destino equivocado

Es uno de los fallos más comunes, si estamos enviando por primera vez un correo electrónico a alguien, es muy probable que pongamos mal la dirección de correo electrónico. Por este motivo, no nos dará ningún error en nuestro cliente de correo a la hora de enviar el correo electrónico, porque el cliente de correo no sabe si hemos puesto bien la dirección o no. Sin embargo, en pocos minutos nos llegará un email desde el proveedor de correo del destinatario, indicándonos que no existe esa cuenta de correo electrónico, y que revisemos adecuadamente la dirección para no cometer este fallo.

La solución a este error es obvia: debemos poner la dirección de correo correcta en el campo «para» o en los campos «CC» y «CCO» si es que los estamos utilizando. De esta forma, podremos enviar el email y le llegará al destinatario correctamente y sin problemas. Puede ocurrir que hayas puesto una letra o número indebido sin darte cuenta. Es habitual cuando estás enviando un e-mail a una dirección muy larga y que cuenta con muchos caracteres diferentes.

Estamos en listas de spam

Si desde nuestra cuenta de correo electrónico hemos enviado muchos correos de forma indiscriminada, es muy posible que muchos destinatarios nos hayan catalogado como «spam», y tendremos problemas a la hora de enviar los emails porque los destinatarios no los recibirán, sino que se quedarán directamente en el filtro anti-spam del proveedor de correo electrónico. Si usamos cuentas de Gmail o Outlook y muchos destinatarios nos catalogan como spam, es muy probable que tengamos un aviso del propio proveedor indicándonos el problema, y que dejemos de enviar correos electrónicos, e incluso puede pasar que directamente bloqueen nuestra cuenta.

Direcciones IP hexadecimales para colar Spam

En este caso la solución al error pasa por no enviar emails de forma indiscriminada, si ya lo hemos hecho, será complicado volver a tener nuestra cuenta «limpia», por lo que lo mejor es abrir una cuenta de correo nueva para no tener estos problemas. No obstante, la mayoría de proveedores siempre nos van a proporcionar soluciones para evitar el cierre de la cuenta y tener que abrir otra nueva.

Dirección IP pública baneada

Si estamos enviando el email desde una dirección IP que está catalogada como spam o maliciosa, es posible que tengamos problemas a la hora de conectarnos con el proveedor de correo, porque detectará que estás enviando un correo electrónico a través de una IP catalogada como spam. Este tipo de problemas suelen estar cuando usamos cuentas de correo para recibir avisos de los sistemas operativos, routers, avisos del programa de monitorización etc. No es muy habitual encontrarnos con este fallo en el PC de un usuario o en el smartphone.

La solución a este problema es sencillo, tenemos que cambiar la dirección IP pública de origen del email, podemos hacer uso de un servicio VPN que es lo más sencillo. Por ejemplo, podrías usar WARP de Cloudflare que es una VPN totalmente gratuita y que funciona realmente bien, de esta forma, no tendrás problemas para enviar este correo electrónico. Tu dirección IP va a ser otra y así evitas que el correo que envías termine bloqueado y no llegue bien al destinatario.

Adjuntar archivos prohibidos

Si estás intentando adjuntar archivos prohibidos por el proveedor de correo del origen o del destinatario, tendremos problemas para que el email llegue. Primero debemos destacar problemas con nuestro proveedor de email, en el caso de Gmail o Outlook no vamos a poder adjuntar archivos ejecutables .EXE y otras extensiones, lo mismo ocurre si este .EXE lo comprimimos en un archivo .ZIP, no nos permitirá adjuntarlo y directamente no podremos enviar el correo electrónico. En el caso de que usemos un proveedor de email que sí permite adjuntar este tipo de archivos, entonces es probable que el problema lo encontramos en el proveedor de correo del destinatario, ya que seguramente no acepte este tipo de archivos.

Si necesitas enviar «archivos prohibidos», entonces tendrás que hacer uso de servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud, usar un servidor NAS para enviarle un enlace y que se descargue el archivo, e incluso crear un contenedor cifrado con VeraCrypt para enviarlo adjunto por email, ya que los proveedores de email no podrán leerlos. Hecho esto, el destinatario podrá descargar el archivo directamente desde el enlace que le enviamos y no desde el link generado por el proveedor de correo.

Adjuntos demasiados grandes

Muy relacionado con el punto anterior está el de adjuntar archivos demasiado grandes. Los principales proveedores de email permiten adjuntar un máximo de 25MB por cada correo electrónico, si superamos este tamaño no podremos enviarlo, y tendremos que hacer uso de los diferentes servicios de almacenamiento en la nube. Además, si nosotros enviamos un adjunto de 25MB pero el destinatario solamente tiene 20MB disponibles para recibir correos, nos llegará un error indicándonos que el destino tiene la bandeja de correo llena. Realmente no la tiene llena, pero nuestro correo no le cabe por lo que el error es el mismo.

La solución es bastante sencilla, enviar un correo sin el archivo adjunto, pero con un enlace a un servicio de almacenamiento en la nube donde se lo pueda descargar sin problemas y cuándo él quiera. De esta forma, el correo ocupará unos KB de datos porque solamente se enviará el texto y el enlace hacia la descarga.

Puedes usar aplicaciones como 7-ZIP para dividir un archivo grande en otros más pequeños. Lo que harás es enviar varios correos, cada uno de ellos con un archivo que máximo ocupe 25 MB o el tamaño que permite nuestro proveedor. Posteriormente, el destinatario tendrá que unir todos esos archivos con ese programa que hemos mencionado.

Envío de email a muchos destinatarios

Los proveedores de email tienen limitación de emails enviados por día, y también a cuántos destinatarios hemos enviado un correo electrónico en concreto. Esto se hace para mitigar posible SPAM originado desde sus cuentas de correo electrónico. Si somos muy activos en el correo electrónico y envias un email a decenas de destinatarios, es posible que tengas problemas de este tipo, por las limitaciones que imponen los servicios de email.

Solucionar este problema no es sencillo si estás haciendo un uso legítimo, porque estás sobrepasando las políticas del proveedor de email. Es posible que este proveedor tenga planes de pago del correo electrónico donde estos límites sean mayores e incluso que no haya ningún tipo de límite.

No dar tiempo suficiente para que llegue el mensaje

Tenemos que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, aunque consideremos que los correos son una forma de comunicarnos de manera casi instantánea, la realidad es que no siempre es así. Es probable que si estamos esperando que llegue un correo electrónico tengamos asumido que debe llegar de manera inmediata y probablemente pensemos que haya algún error si no sucede de esta manera.

La realidad es que, hay procesos, sobre todo si el correo nos lo envían de alguna empresa o si es un correo de verificación que se envía de forma automatizada, estos en ocasiones pueden tardar horas o incluso algunos días. Aunque en la mayoría de casos los correos suelen enviarse o procesarse de manera bastante rápida y eficaz, tenemos que tener claro que habrá algunas veces en las que esto no sea así, ya que dependerá de los saltos de servidor que tenga que realizar o de la ruta que tenga que seguir hacia nuestro servidor de correo.

Tenemos restricciones de uso de buzón

A pesar que en una cuenta de correo común y corriente de las que tiene cualquier persona en Outlook o Gmail como tú o como yo, en servidores públicos, también existen servidores incluso de estos mismos pero que son privados y utilizado por las empresas, y es precisamente en estos casos en los que un error o un mensaje que parece ser totalmente una cuestión de ese propio correo concreto, puede ser ocasionado, de hecho, por un problema con nuestra cuenta corporativa de correo electrónico.

Uno de los ejemplos más claros los tenemos en las cuotas que asigna el administrador de correo a cada usuario de la organización, estas pueden ser estándar o por defecto, o pueden ser personalizadas para cada usuario o incluso grupo de usuarios dentro de, por ejemplo, cada departamento de dicha empresa.

Así como existen cuotas asignadas, por ejemplo, de tamaño de buzón, también pueden asignarse límites de tamaño, tanto de envío como de recepción en los correos, una de las causas más frecuentes por la que los usuarios no pueden enviar o no pueden recibir ningún tipo de correo, es porque por ejemplo se ha movido el buzón del usuario de un grupo de la organización a otro, y lo que sucede es que en ocasiones al realizar los movimientos de buzones suelen traer consigo asignación de restricciones de manera automática, como puede ser por ejemplo, que se asigne cuota de envío y recepción al usuario de un tamaño de 0kb, y por lo tanto al no poder enviar ni recibir mensajes de correo mayores a ese tamaño pues aparecerá un error indicando que el buzón está lleno, cuando en realidad puede estar incluso completamente vacío.

Por suerte, en la gran mayoría de estos casos, el administrador, o el técnico de soporte asignado por la empresa, podrá solucionar este pequeño tipo de inconvenientes en cuestión de pocos minutos mediante una llamada telefónica.

El error está en la cuenta del destinatario

En el caso de que el error esté causado por la cuenta del destinatario, nosotros no podremos hacer nada para solucionarlo, pero es posible que sí podamos avisar al destinatario a través de otra forma de comunicación que no sea el correo electrónico.

Bandeja de correo llena

El principal problema que encontramos en el destinatario es el de correo lleno. Si tiene una bandeja de correo electrónico con muy poca capacidad, podría haber llegado ya a esa capacidad y no permite recibir más correos electrónicos nuevos. Algunos proveedores permiten pasarse hasta un 110% del tamaño de la bandeja de correo, para evitar tener problemas de no recibir nuevos correos electrónicos, pero este margen se acabará y el destinatario tendrá que liberar espacio de almacenamiento en la bandeja de correo electrónico.

Con este error tú no podrás hacer nada, pero lo que sí podrá hacer el destinatario es liberar de espacio la bandeja de correo electrónico para no tener problemas a la hora de recibir emails nuevos. En este error no solamente tendremos problemas al recibir emails con adjuntos, sino también los propios emails que ocupan solamente unos KB de información.

Eliminar una cuenta de Gmail

La cuenta de correo la han dado de baja

Si hemos intentado enviar un email a una dirección correcta, pero el destinatario la ha dado de baja por algún motivo, no vamos a poder hacer nada por intentar enviar el correo electrónico. En este caso el problema es debido a que el destino ha dado de baja la dirección de email, y tendremos que buscar otra forma de comunicarnos con esa persona.

Este error sería exactamente el mismo si hemos enviado un email a una dirección incorrecta que no existe, porque de hecho, esta dirección de email ya no existe, por lo que estará disponible para darla de alta por usuario usuario.

Nos ha catalogado como spam

Si hemos enviado un email correctamente y el destino nos ha catalogado como spam en alguna ocasión, nuestros correos electrónicos no aparecerán en su bandeja de entrada de correo electrónico, sino que le aparecerán en la sección de correo no deseado o spam, por lo que debemos tenerlo muy en cuenta. En este caso el problema no es nuestro, a nosotros no nos dará ningún error pero el destinatario encontrará el email en la bandeja de SPAM.

El problema es que esta bandeja suele estar bastante llena de correos basura. Eso hace que el destinatario pase por alto el correo que enviamos y no lo lea. Debe ser la persona a la que enviamos el correo quien, de forma manual, busque el correo que hemos mandado y lo marque como legítimo y no como Spam. A partir de ese momento ya podremos mandar correos con normalidad y llegarán a la bandeja principal.

Nos han bloqueado por error

Algo similar ocurre si por error ha bloqueado nuestra dirección de e-mail. Es una opción que tienen plataformas de correo como Gmail, Outlook y otras muchas. Básicamente consiste en poner una dirección en una lista negra y desde ese momento no podrán llegar correos. Es útil para evitar la entrada de correos peligrosos, si sabemos que una dirección la utilizan para enviar malware, por ejemplo.

Una vez más, la persona a la que estamos intentando enviar el correo va a tener que configurarlo de forma manual para poder revertir la situación y que nuestra dirección de e-mail no esté bloqueada. Tendrá que entrar en la configuración correspondiente y allí ya quitar la dirección de esa lista negra.

Tenemos que tener en cuenta que las listas negras son una forma de informar a los proveedores de correo electrónico y en general a los sistemas de seguridad, su deber de bloquear los mensajes de correo de un servidor de correo específico o de una cuenta específica de correo.

Normalmente este tipo de inconvenientes, puede resolverse poniéndonos en contacto con nuestro proveedor de correo electrónico, en la mayoría de los casos si nos han incluido en una lista negra por equivocación, será fácil de resolver y no debería llevar mucho tiempo ni esfuerzo hacerlo.

En el caso de que el problema esté en nuestro correo electrónico corporativo, o de la empresa en la que trabajamos, si observamos que nuestros correos electrónicos están siendo bloqueados, lo que debemos hacer es ponernos en contacto con nuestro departamento de soporte y ellos comunicarán al administrador del correo de la situación para resolverla rápidamente.

Servidores de correo

Estos problemas no solo se pueden dar en servicios de correo electrónico a los que todos podemos acceder. En gran cantidad de empresas, se suelen utilizar servidores de correo interno. Esto no quiere decir que no tienen salida al exterior, sino que simplemente es una dirección proporcionada por la propia institución. En estos casos, los problemas pueden ser muchos. Más allá de los problemas más básicos como son el no poder recibir o enviar correos, o que alguno se pierda.

Lo primero que nos podemos encontrar son las propias restricciones creadas por los administradores. Estos crean bloqueos a determinadas direcciones o servicios, lo cual hace que sea imposible enviar o recibir de estos. Normalmente todo se hace desde un punto de vista de la seguridad, pues el correo es uno de los puntos donde se puede llegar a filtrar información. Siendo esta una forma de hacer que los usuarios utilicen el correo para temas internos. En todo caso, muchos siempre lo acaban utilizando para otras cosas ajenas a la compañía. Lo cual es peligroso en muchas ocasiones.

Algo muy común son las restricciones en tamaño de los correos. Esto se hace para no sobrecargar el servidor, y para ello se establece un límite de envío. Este se podría decir que va un poco bajo el criterio de los propios administradores, o basados en alguna métrica realizada bajo algún estudio de flujo de datos. Si hay alguna de estas limitaciones, no se podrá enviar y recibir correo. En muchas ocasiones, incluso se pueden configurar para que éstas salten cuando hay algo en la cuenta que el servidor interpreta como malicioso.

Por otro lado tenemos los problemas que pueden surgir en el servidor. Todo está sujeto a problemas técnicos, los cuales pueden aparecer por diferentes motivos. Bien problemas con la conexión a internet, o que algo no funcione en el servidor como tal. Entre otros, una sobrecarga con los recursos.

Tal y como habéis visto, existen una gran cantidad de causas por las que no podemos enviar un correo electrónico de forma correcta al destinatario, en algunos casos el problema es nuestro y lo podemos solucionar, pero en otros casos el problema es del destinatario y no podemos hacer nada para solucionarlo.

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