Trucos y consejos para utilizar Google Drive, OneDrive y Dropbox

Escrito por Javier Jiménez

El uso del almacenamiento en la nube se ha convertido en un medio muy utilizado para enviar y compartir archivos. Es muy recurrido cuando queremos crear copias de seguridad y tenerlas siempre presente online. También para liberar espacio en nuestros dispositivos, especialmente del móvil si por ejemplo estamos de viaje y queremos crear una copia de las fotos hechas y ahorrar espacio. Existen muchas plataformas que permiten alojar archivos en la nube, pero las principales son Dropbox, OneDrive y Google Drive. Vamos a dedicar este artículo a dar algunos trucos y consejos generales para estas herramientas.

Trucos para Dropbox, Google Drive y OneDrive

Recuperar archivos borrados en Dropbox

Esto es una utilidad interesante con la que cuenta Dropbox. Eso sí, solamente sirve para aquellos archivos que hayamos sincronizado en la Web. Es la manera de poder recuperar archivos si los hemos borrado por error o incluso si los necesitamos en un momento dado.

Hay varias condiciones. La primera es lo que hemos mencionado de que hayan sido sincronizados en la Web. La segunda es que haya sido borrado como mucho en los últimos 30 días.

Recuperar archivos borrados Dropbox

Para ello necesitamos iniciar sesión en nuestra cuenta e ir a la sección Archivos. Dentro veremos el apartado de Archivos eliminados. Aquí aparecen todos aquellos que hemos borrado de manera accidental o no, en los últimos 30 días.

*Nota: quienes tengan la versión profesional de Dropbox podrán recuperar archivos eliminados hasta un máximo de tres meses.

Google Drive cuenta con una opción similar. Para recuperar archivos borrados hay que ir a la Papelera, dentro de la unidad de Drive.

Ventana de chat en Google Drive

Cuando compartimos con alguien un documento Word, por ejemplo para realizar un trabajo, es común que tengamos que poner en práctica algunas ideas conjuntas. Preguntar sobre cómo hacer algo, modificar, etc.

En Google Drive podremos hablar con las personas con las que compartamos ese archivo a través del chat que trae incorporado. Una manera interesante de no tener que salir de la aplicación y tener que utilizar servicios externos.

Hay que tener en cuenta que el chat solo estará habilitado cuando haya al menos dos usuarios conectados al mismo tiempo.

Usarlo para enviar grandes archivos por e-mail

Como sabemos, cuando mandamos un e-mail hay un límite de tamaño de archivos. Esto es un problema si por ejemplo queremos mandar una serie de fotografías o vídeos que ocupen mucho espacio.

Una solución muy interesante es utilizar plataformas como Dropbox, OneDrive o Google Drive. Podemos subir aquí esos archivos y generar un link que podremos mandar por e-mail a quien queramos. De esta manera no necesitamos dividir un correo en varios.

En el caso de utilizar Gmail, los archivos adjuntos que sobrepasen se pueden agregar directamente a Google Drive siempre que haya espacio.

Convertir archivos PDF en archivos de texto con Google Drive

Google Drive cuenta con una función para leer archivos PDF. Lo que hace es convertirlos automáticamente en archivos de texto y poder escribir sobre ellos y editarlos. Solamente tenemos que subir un archivo PDF, darle clic derecho y Abrir con y seleccionar Documentos de Google.

Consejos para utilizar correctamente estas plataformas

Estamos hablando de servicios que podemos utilizar para alojar muchos e importantes datos personales. Es por ello que hay que tomar ciertas medidas de seguridad para evitar problemas.

La primera y más evidente es crear una contraseña fuerte y segura. Esto significa que contenga letras (minúsculas y mayúsculas), números y otros caracteres. De esta forma evitamos posibles intrusos que puedan acceder al contenido.

Pero además es muy recomendable utilizar la autenticación de dos factores. Así pondremos una capa extra de seguridad.

Aunque hemos visto que podemos restaurar archivos en algunas circunstancias, es aconsejable crear copias de seguridad. Así podremos evitar pérdida de datos por cualquier problema que surja.