Actualmente el correo electrónico de Google, Gmail, ofrece un máximo de 15GB de almacenamiento por cuenta, incluyendo lo que tengamos en la bandeja de correo electrónico, lo que subamos al servicio de almacenamiento en la nube de Google Drive, y también a su servicio de fotos en la nube de Google Fotos. Si solemos usar mucho nuestro email, estamos seguros que tienes el mismo problema que todos nosotros, y es que, con el paso del tiempo, vamos acumulando todos los correos y los archivamos en lugar de eliminarlos. Aunque tener 15GB de datos en Gmail es bastante, lo cierto es que los archivos adjuntos cada vez con más grandes, así que es probable que empiece a llenarse. Si quieres hacer limpieza en tu bandeja de entrada, empezando por lo más antiguo, hoy os vamos a enseñar cómo filtrar y borrar los emails más viejos.
Gmail cuenta con varias formas de organizar nuestro correo electrónico de forma inteligente, y es que podemos crear diferentes etiquetas para localizar muy rápidamente los diferentes correos electrónicos que nos llega. También tenemos otras opciones, como usar el buscador de emails e incluso los filtros, para ayudarnos en la ardua tarea de organizar nuestra bandeja de email correctamente. Aunque hay extensiones como Email Studio, e incluso varios servicios de terceros que se conectarán a nuestro Gmail para organizarlo eficientemente, lo cierto es que el propio Google dispone de todo lo necesario para hacer esta tarea usando ciertos comandos, y todo ello de forma nativa sin tener que usar aplicaciones de terceros.
Por qué filtrar emails y borrarlos
Cuando nos registramos una cuenta de Google, por defecto tenemos 15GB de almacenamiento compartidos con todos los servicios, tal y como os hemos explicado antes. Una vez que llenamos este almacenamiento, Google nos permite seguir recibiendo correos electrónicos hasta llegar al 120% de ocupación, aunque nos saldrá una alerta indicando que debemos eliminar correos o archivos de la nube, porque podríamos tener problemas a la hora de recibir los emails. Una vez que la bandeja está completamente llena, todos los emails serán rechazados y no podremos recibir ninguno más.
En estos casos, tenemos dos opciones, o bien filtrar ciertos emails y borrarlos definitivamente para que no nos ocupen espacio en la cuenta de Google, o bien comprar una suscripción mensual o anual a Google One, para aumentar este espacio de almacenamiento que tenemos disponible. Dependiendo de cuánto almacenamiento necesitas, podrás optar por el almacenamiento de 100GB, 200GB e incluso 2TB de capacidad de almacenamiento. También tenemos la posibilidad de contratar más almacenamiento, pero es extraño que a nivel doméstico necesitemos más de esta capacidad. Los precios de los planes más recomendables para usuarios domésticos son los siguientes:
- 100GB: 19,99€ anuales.
- 200GB: 29,99€ anuales.
- 2TB: 99,99€ anuales.
Los planes a partir de 2TB generalmente están diseñados para usuarios profesionales, o bien usuarios domésticos pero que se dedican a la fotografía o vídeo en su tiempo libre, y necesitan un gran almacenamiento en la nube. Personalmente, nosotros tenemos la suscripción de Google One de 200GB, y nos sobra tanto almacenamiento que la compartimos con algunos familiares también, ya que Google nos permite añadir hasta 5 personas más al plan, y aprovechar tanto las ventajas del espacio adicional como la VPN de Google One para proteger las comunicaciones.
No obstante, el espacio sigue siendo finito, y si no realizas una buena gestión de todos los emails, con el paso del tiempo también llenarás la bandeja de entrada de 100GB o 200GB de tamaño. En estos casos, lo mejor es que filtres los emails antiguos, y elimines los que más tamaño tienen. Por ejemplo, ¿necesitas realmente guardar emails con adjuntos de 50MB en la bandeja de entrada? Lo habitual es descargarlo en local, y posteriormente eliminar el correo para no llenar la bandeja de entrada. Una vez que lo tengamos en local, podemos copiarlo a un servidor VPN o donde nosotros queramos.
Recuerda de que no deberemos adquirir un año completo, y podrás pagar desde una mensualidad de 1,99 euros, por 100 GB, lo que te podría dar tiempo para realizar copias de seguridad o filtrar bien los correos que deseas, y posteriormente, cuando ya tengas espacio, cancelarla de nuevo, y no pagar más.
Cómo filtrar los emails por tiempo de antigüedad
Aunque existen algunas aplicaciones y herramientas de terceros realmente útiles para filtrar y gestionar nuestro correo electrónico, lo cierto es que, si nos preocupa nuestra privacidad y seguridad nunca deberías usarlas. De manera completamente nativa a través de Gmail, tenemos la posibilidad de realizar búsquedas realmente avanzadas. Por ejemplo, podemos mostrar los emails que tengan más de un cierto tiempo en la bandeja de entrada, perfecto para mantenerla limpia. Además, también podríamos realizar búsquedas en función del tamaño máximo que tenga ese email en concreto, esto es perfecto para borrar los emails que más tamaño ocupan, y dejar los que menos ocupan por si necesitamos revisarlos en un determinado momento.
El buscador incorporado en Gmail es tan potente como el de Google, de esta forma, vamos a poder realizar búsquedas ejecutando ciertos comandos para encontrar los emails que estamos buscando, y posteriormente eliminarlos si queremos.
La regla «older_than» nos permite encontrar los correos que tengan más de un tiempo determinado. Si queremos mostrar todos los emails que tengan más de 6 meses de antigüedad, entonces simplemente debemos ponerlo de la siguiente forma:
- older_than:6m
Si queremos filtrar por años, tenemos que usar el mismo comando, pero usando al final «1y», debemos poner «y» de «year» en inglés. En el siguiente ejemplo, se filtrarán todos los emails con más de un año de antigüedad:
- older_than:1y
Si además de filtrar por antigüedad, también quieres filtrar por el tamaño de los archivos adjuntos, entonces deberás poner el comando «larger», de hecho, lo puedes poner solo para filtrar toda la bandeja de entrada, o usarlo en conjunción con el «older_than» que hemos visto antes, para filtrar aún más los emails. En el siguiente ejemplo estaremos filtrando todos los emails con más de 2 años de antigüedad y un tamaño de más de 10MB de tamaño.
- older_than:2y larger:10M
El comando «larger» será realmente útil para filtrar los correos por tamaño, en este caso, de 10MB.
Pero también podemos filtrar los emails más grandes como los superiores a los 50MB, en este caso tenemos que poner «larger:50M» y automáticamente nos aparecerán en el buscador todos los emails coincidentes con este tamaño.
Una vez que nos muestre los emails filtrados, tendremos que seleccionar todos los mensajes que correspondan con esta búsqueda. Para hacer esto, marcamos la casilla de seleccionar todos, a continuación, elegimos la opción de marcas todos los correos que coincidan con la búsqueda. Finalmente, nos aparecerán decenas o cientos de emails, los cuales podremos seleccionar todos rápidamente.
Ahora solamente nos quedará pulsar el botón de «papelera» para eliminar todos los mensajes. Gmail los mandará a la papelera y se eliminarán en 30 días, a no ser que queramos borrarlos definitivamente, entonces debes acceder a la papelera y vaciarla. Si tienes cientos de emails, es posible que este proceso tarde unos minutos, así que tenlo en cuenta antes de revisar el tamaño libre en tu bandeja.
Filtrar emails por una fecha anterior o superior
Gmail no solamente nos permite filtrar por una antigüedad superior, sino que podemos definir específicamente desde qué fecha queremos filtrar los emails. De esta forma, podemos hacer que nos muestre todos los correos electrónicos que hayan sido recibidos antes de una fecha en concreto. El comando que debemos poner en la sección del buscador, es el siguiente:
- before: yyyy/MM/dd
Solamente es necesario poner la fecha que queramos, por ejemplo, si queremos que nos muestre todos los emails de antes del 10 de abril de 2016, podemos hacerlo con la orden: before: 2016/04/10. A continuación, podéis ver un ejemplo:
Algo muy destacable, es que Gmail realizará la búsqueda realmente rápido, perfecto para tener una gran agilidad a la hora de buscar y borrar correos. En el caso de que estés interesado en filtrar los correos «nuevos», después de una fecha dada hasta la actualidad, debes poner lo siguiente:
- after: yyyy/MM/dd
Estas órdenes también las podemos combinar con el comando «larger» que os hemos explicado anteriormente. De esta forma, podemos filtrar todos los emails de antes o después de una fecha, y también tener en cuenta el tamaño de dicho correo. De esta forma, podemos filtrar de manera muy detallada todos los correos que nos interese.
Filtrar email por remitente
Otra forma muy sencilla, y que posiblemente conozcas, es la de filtrar emails por persona o dirección, simplemente escribiendo su correo electrónico en el buscador. Nos aparecerán todos los recibidos por esa persona, empresa, etc, y podremos eliminarlos todos. Es un gran método si alguno de estos suele enviar adjuntos muy pesados, de forma habitual, y no nos interesa quedarnos con ninguno.
Yo he tenido correos de publicidad de años, y una vez filtrado por email, darme cuenta de que prácticamente 1 GB estaba ocupado por el mismo emisor. Por lo que, en un solo clic, conseguí el espacio suficiente para otro año más.
Cómo descargar todos tus correos al PC
Si configuras la cuenta de email en un programa de gestión de correos como Outlook o Thunderbird, tenemos la posibilidad de exportar todos los correos de forma bastante sencilla. No obstante, es necesario usar estos programar para hacerlo. Google nos permite hacer esto mismo, pero de forma nativa, sin necesidad de utilizar programas de terceros. Para poder realizar una descarga de todos los correos electrónicos, incluyendo los archivos adjuntos a dichos emails, debemos meternos en la web de Google Takeout con nuestra cuenta de Google. En este panel podemos descargar cualquier dato personal que nosotros tengamos en cualquiera de sus servicios, y también en el caso de Gmail podremos descargar todo.
El proceso es muy sencillo, de forma predeterminada nos seleccionará todos los servicios para descargarlo, si solamente te interesa descargar los emails, entonces pincha en «Desmarcar todo», de tal forma que tengamos 0 productos seleccionados, tal y como podéis ver aquí:
Ahora nos vamos al menú de «Correo» y lo seleccionaremos, nos informará que se descargará todo en varios formatos, tendremos todos los emails en formato Mbox y la configuración realizada en JSON como suele ser habitual.
Si pinchamos en el botón de «Varios formatos» podéis ver justamente esto:
Si pinchamos en el botón de «Se han incluido todos los datos de Mail» podemos ver todo lo que incluye, ya que también podemos descargar solamente ciertas categorías y no todo lo que hay en la bandeja. De esta forma, si hemos realizado una clasificación correcta a través de las etiquetas, podremos realizar una descarga específica de ciertos emails y no de todos. Por defecto, se descargarán todos los emails ya que la casilla de «Incluir todos los mensajes de correo» está marcada por defecto.
Tal y como podéis ver, tenemos la posibilidad de bajar todos los emails a nuestro PC para liberar espacio en la bandeja de entrada de Gmail. Para poder abrir los emails en formato Mbox, puedes usar programas tan conocidos como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird entre otros, lo importante es que esta extensión es la más conocida, por lo que tenemos compatibilidad con decenas de programas similares. También puedes bajar el programa Windows Mbox viewer para visualizar los emails bajo demanda, y no tener que importarlos todos localmente, este programa es realmente útil si no tienes un gestor de correo como Outlook o Thunderbird.
Hoy en día la mayoría de usuarios «avanzados» disponen de un servidor NAS, ya sea comercial de marcas como QNAP, Synology o ASUSTOR, así como un NAS con el sistema operativo TrueNAS o unRAID. En todos ellos, disponemos de la posibilidad de usar aplicaciones que funcionan como un cliente de correo, y así poder descargar todos los emails en el servidor NAS y tener almacenamiento casi ilimitado, porque lo más habitual en un NAS doméstico es tener 4TB de almacenamiento y más, por lo que podrás almacenar miles de correos con sus adjuntos sin ningún problema. Dependiendo del sistema operativo del NAS que tengas, podrás usar unas aplicaciones u otras:
- Si tienes un servidor NAS de QNAP, tenemos la aplicación gratuita QMailAgent que nos permitirá bajar todos los correos de Gmail y otros proveedores, con el fin de liberar espacio en la bandeja de entrada.
- Si tienes un servidor NAS de Synology, la aplicación que deberás usar es Synology MailPlus, pero funciona bajo licencia, así que tendrás que comprarla para poder dar de alta una o varias cuentas.
- Si tienes un NAS de ASUSTOR, el programa que debes usar es Mail Server. En este caso, es totalmente gratuito.
- Si tienes un sistema operativo de TrueNAS o bien unRAID, podrás levantar un servidor de correo a través de Docker sin ningún problema. Hoy en día hay diferentes proyectos, aunque el más recomendable es «mailserver», que además, incorpora una gran cantidad de servicios adicionales ya preinstalados para que no tengas que complicarte la vida. Sin lugar a dudas, es una muy buena opción. Por supuesto, este «mailserver» también es compatible con los NAS comerciales siempre y cuando uses la virtualización con Docker.
Gracias a esta posibilidad tan interesante de los NAS, tendremos almacenamiento casi ilimitado, ya que podremos almacenarlo todo directamente en nuestro servidor.
Conclusiones
Gmail nos permite realizar búsquedas muy avanzadas a través del buscador integrado, podemos filtrar todos nuestros emails a través de las órdenes que os hemos enseñado, con el objetivo de eliminar los correos, archivarlos e incluso clasificarlos con etiquetas de manera muy fácil y rápida. Lo más habitual es que eliminemos los correos para dejar espacio, hay que recordar que Gmail solamente nos proporciona 15GB de forma gratis, si necesitas más tendrás que comprar alguna suscripción de Google One.
También puedes descargar todos tus emails a través de Google Takeout, y posteriormente usar diferentes programas para visualizar estos emails. Tienes la posibilidad de usar programas de correo como Outlook o Thunderbird, o directamente usar un programa como Windows Mbox Viewer o bien descargarlo a vuestro servidor NAS de QNAP o de otros fabricantes, ya que la mayoría de NAS comerciales disponen de aplicaciones para realizar esta tarea, y facilitar al usuario final la descarga de toda la bandeja de correo.
