Utilizar la nube es algo muy común y resulta muy útil. Puedes alojar contenido en plataformas como Google Drive o Dropbox, por ejemplo. Sin embargo, un problema habitual es acumular archivos y olvidarnos de ellos o incluso perderlos. Esto puede dar lugar a que nos quedemos sin espacio, que no podamos encontrar un archivo que necesitamos en un momento concreto o que incluso tengamos copias de seguridad desactualizadas. Te vamos a dar algunos consejos para evitar que esto ocurra.
Sin importar qué plataforma utilices, es muy importante siempre tener un control total sobre los archivos. Esto te permitirá tenerlos siempre disponibles en cualquier lugar, reducir el riesgo de pérdida de documentos o no saber en qué carpeta tienes ciertos documentos que sabes que subiste en algún momento.
No pierdas los archivos de la nube
No solo nos referimos a perder los archivos de la nube en el sentido de que te roben la cuenta; también puede ocurrir que te olvides de ellos o que no puedas encontrarlos cuando los necesites. Si no tienes un orden, si no revisas de vez en cuando la nube, esto es algo que podría ocurrir. Especialmente, es más común cuando tienes más de una cuenta.
Actualización periódica
La primera recomendación es que actualices las copias de seguridad, los archivos que guardas en la nube, de vez en cuando. Esto es importante, ya que si no lo haces puedes tener archivos que pasan al olvido. Los mantienes en la nube, pero realmente quedan obsoletos y no van a servir cuando realmente los necesites.
Por ejemplo, tal vez hagas una copia de seguridad de todos los documentos de texto que generas en tu ordenador. Los subes a la nube y así puedes acceder a ellos desde cualquier sitio. Si no actualizas esa carpeta, vas a dejar muchos archivos nuevos que no están en la nube. Los más antiguos, podrían pasar al olvido o que dejen de ser útiles.
Ordena los archivos en carpetas
También deberías ordenar tus archivos en carpetas. Por ejemplo, puede que subas las fotos de tu móvil a Drive o Dropbox, para tener una copia extra o liberar espacio. Si es algo que vas a hacer de vez en cuando, no las subas sin ningún tipo de orden, ya que podrías perder esos archivos o no encontrarlos cuando los necesites.
Lo ideal es que crees carpetas donde puedas guardar archivos del mismo tipo. Podrías crear una carpeta para fotos, otra para archivos de texto, etc. Incluso podrías ordenar el contenido por fechas, para que sea más fácil encontrar una carpeta determinada. Esto facilitará que puedas acceder al contenido desde cualquier sitio.
Configura recordatorios
Otro consejo es configurar recordatorios. Por ejemplo, un recordatorio que te indique cuándo tienes que hacer una copia de seguridad, cuándo debes revisar un archivo para apuntar información más reciente, etc. La idea es que tengas siempre tus archivos presentes, que no dejes que estén desactualizados.
Si eres una persona que utiliza mucho la nube para el día a día, a la hora de trabajar o estudiar, viene bien crear recordatorios y así mantener siempre un buen control. Puedes utilizar aplicaciones de recordatorios, el calendario, etc.
Utiliza nombres identificables
De cara a encontrar cualquier archivo, en cualquier momento, te recomendamos que utilices nombres que puedas identificar bien. Si volvemos al ejemplo de las fotos del móvil, lo normal es que se guarden con un nombre que suele ser la fecha en la que se hizo esa fotografía. Claro, encontrar una foto en concreto con un nombre así, va a resultar difícil.
Si esas fotos, así como cualquier otro archivo, las almacenas en una carpeta con un nombre que puedas identificar fácilmente, será mucho más fácil. Por ejemplo, si son fotos de un viaje, puedes nombrar ese destino; también podrías crear carpetas por meses, años, tipo de archivos, etc. Cuando necesites algo, bastará con poner el nombre en el buscador y podrás ver el contenido.
En definitiva, esto puedes tener en cuenta para no perder ni olvidarte de los archivos que tienes en la nube. Básicamente, la idea es que realices una revisión de vez en cuando, que mantengas las carpetas actualizadas y no dejes documentos olvidados durante mucho tiempo y que, cuando los necesites realmente, no puedas acceder a ellos.
