En los últimos años nuestra forma de trabajar ha evolucionado mucho. Anteriormente se trabajaba mayoritariamente con los archivos que teníamos en nuestros discos duros y los trasladamos con memorias USB. Hoy en día la situación ha cambiado, y nos dirigimos hacia un mundo cada vez más digital. El trabajo en remoto y la compartición de archivos en la nube con los compañeros ha cambiado mucho nuestra forma de trabajar. De hecho, también hacemos cosas parecidas en el ámbito familiar y personal compartiendo archivos en Google Drive, Dropbox y One Drive. En el tutorial de hoy aprenderemos a sincronizar los archivos y carpetas de Google Drive con Windows, para no tener que depender de nuestro navegador de Internet.
Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google y nos permite el uso de forma gratuita por cada cuenta de Google que creamos. Lo uses o no, está ahí y nos da 15 GB de almacenamiento online que se reparten entre Gmail, Google Drive o Google fotos. Los correos que recibes o envías con sus correspondientes archivos adjuntos, los documentos que almacenas en Drive o las imágenes de fotos. Pero tiene muchas ventajas y tener sincronizados los documentos en la nube automáticamente con lo que guardas en el ordenador puede hacer que tengas una copia de seguridad despreocupándote de ella. Por ejemplo, para que en el ordenador del trabajo puedas tener una copia en la nube automática de todos los archivos, haciendo así que si se estropea siempre haya un respaldo de seguridad.
Ventajas de sincronizar Google Drive
Los sistemas operativos que más se utilizan en ordenadores son los de Microsoft Windows en sus diferentes versiones. Si queremos trabajar con los archivos que tenemos almacenados en nuestra cuenta de Google, la forma más sencilla es utilizando nuestro navegador de Internet. Simplemente tenemos que poner en la barra de direcciones la URL del buscador, iniciar sesión con nuestra cuenta de Google, pulsar sobre el botón de arriba señalado con la flecha roja y luego hacer clic en el icono de Google Drive.
Como se puede apreciar, esta forma de trabajar no es difícil de poner en marcha y no requiere de la utilización de software de terceros. Así, con el software que trae el propio Windows o como mucho instalando el navegador que más nos guste, ya podríamos empezar a trabajar. No obstante, eso no quiere decir que no haya otras alternativas más cómodas y en ocasiones incluso hasta más fácil de operar con ellas. A menudo trabajamos con muchas pestañas del navegador abiertas, algún archivo personal que tengamos en el explorador de Windows u otros programas abiertos. Esto puede complicarnos un poco la forma trabajar, aunque también podremos sincronizar los archivos de Google Drive con Windows de forma más sencilla como veremos a continuación.
Esto vamos a poder realizarlo a través de un software que nos proporciona Google. A partir de ese momento, podemos prescindir del navegador y podemos utilizar el explorador de Windows para realizar tareas como:
- Descargar nuestras fotos, vídeos, música, archivos comprimidos o PDF y más. Esto nos va permitir editarlos sin conexión y volverlos a subir después.
- También nos va a permitir, borrar o crear las carpetas y archivos que tengamos almacenados en Google Drive.
- Además, podremos copiar a nuestra cuenta los archivos de nuestro disco duro que necesitemos y también podremos verlos desde otros dispositivos.
- En cuanto a los documentos nativos de Google como hojas de cálculo, documentos de texto y más, tendremos un enlace con el que podremos modificarlos online. Esto es así porque no tenemos programas para hacerlo directamente.
Manipular archivos en tiempo real
Cuando se sincronizan archivos entre Windows y Google Drive, se abren varias posibilidades para manejar esos archivos en tiempo real. Estas opciones permiten a los usuarios acceder, editar y colaborar en los archivos de manera conveniente y eficiente.
- Acceso desde múltiples dispositivos: Al sincronizar archivos entre Windows y Google Drive, se puede acceder a ellos desde diferentes dispositivos, como computadoras de escritorio, laptops, tabletas o teléfonos inteligentes. Esto proporciona flexibilidad y conveniencia, ya que los archivos están disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar.
- Edición en línea: Google Drive ofrece una suite de productividad en línea que incluye aplicaciones como Google Docs, Google Sheets y Google Slides. Estas aplicaciones permiten editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones directamente en el navegador web, sin necesidad de instalar software adicional. Los cambios realizados en los archivos se guardan automáticamente y se sincronizan en tiempo real.
- Colaboración en tiempo real: Una de las principales ventajas de la sincronización de archivos entre Windows y Google Drive es la capacidad de colaborar en tiempo real con otras personas. Varios usuarios pueden acceder al mismo archivo simultáneamente y realizar cambios que se reflejan instantáneamente para todos los colaboradores. Esto facilita la colaboración en proyectos y documentos compartidos, permitiendo a los equipos trabajar juntos de manera eficiente.
- Compartir archivos y carpetas: Google Drive proporciona opciones para compartir archivos y carpetas con otros usuarios. Puedes enviar enlaces de acceso o invitaciones a colaboradores específicos, lo que les permite ver o editar los archivos compartidos. Además, se pueden establecer permisos de acceso para controlar quién puede ver, editar o comentar en los archivos compartidos.
- Sincronización automática: Cuando los archivos se sincronizan entre Windows y Google Drive, cualquier cambio realizado en uno de los dispositivos se reflejará automáticamente en los demás. Esto asegura que los archivos estén actualizados y consistentes en todos los dispositivos conectados.
- Copias de seguridad y recuperación de archivos: Al sincronizar archivos con Google Drive, se crea una copia de seguridad en la nube. Esto proporciona una capa adicional de seguridad, ya que los archivos están protegidos contra pérdidas accidentales o daños en el dispositivo local. En caso de pérdida de datos, los archivos se pueden recuperar fácilmente desde la copia de seguridad en Google Drive.
Instalar el programa de Google Drive en Windows
Anteriormente hemos visto cómo a través de nuestro navegador de Internet podemos manejar bien Google Drive. No obstante, si instalamos su aplicación de escritorio nos va a permitir trabajar con mayor comodidad y eficiencia. Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es descargarnos su instalador desde su pagina oficial para lo que pulsaremos en este enlace. Entonces os saldrá una pantalla como la siguiente, donde deberéis pulsar en el botón «Descargar Drive para ordenadores«.
Una vez que hayamos descargado el instalador hacemos doble clic sobre él para que comience la instalación. A continuación, os aparecerá una pantalla como esta donde podréis elegir algunas opciones:
En este caso, aunque la primera casilla no viene activada, recomiendo hacerlo, y también hacer lo mismo con la segunda. Esto nos va permitir crear cuatro accesos directos en el escritorio que nos van ayudar a trabajar mejor con Google Drive y con Windows. Tras realizar estas operaciones procederemos a dar al botón Instalar para que comience la instalación.
Una vez que finalice lo que tenemos que hacer es «Iniciar sesión con el navegador» en nuestra cuenta de Google pulsando el botón correspondiente.
Entonces se ejecutará nuestro navegador de Internet predeterminado para que podamos realizar la operación.
Seguidamente introducimos nuestra cuenta de Google, ponemos su correspondiente contraseña y pulsamos en el botón Siguiente. Aquí nos muestra un aviso importante de que si no hemos descargado la aplicación desde el sitio oficial de Google, no sigamos adelante. Esto hay que tomárselo muy en serio porque fuera de la web oficial hay software manipulado por ciberdelincuentes que tiene malware.
En este caso como lo hemos descargado de la propia web de Google podemos dar con total tranquilidad a «Iniciar sesión«. Una vez hecho esto, se harán una serie de operaciones y comprobaciones. Después ya estaremos listos para sincronizar Google Drive con Windows y trabajar con diferentes archivos locales y en la nube.
Primeros pasos con Google Drive
Una cosa que debéis saber es que a la aplicación de Google Drive podréis acceder a ella a través de la barra de tareas simplemente haciendo un clic en su icono.
Aquí nos muestra la actividad de nuestros archivos diciendo que están actualizados y las notificaciones si las hubiera. Justo debajo de nuestra dirección de correo aparece el espacio de almacenamiento consumido y disponible. Por otra parte, si tocamos en el icono del engranaje accedemos a las opciones de configuración que tenemos de Google Drive con Windows. Entonces veremos que nos ofrece una serie de opciones:
Aquí las más importantes son:
- Preferencias: permitir añadir otra cuenta de Google si fuera necesario. Además, permite crear una carpeta para crear una copia de seguridad de tus archivos y mantenerlos sincronizados. Elegir el comportamiento de tus archivos y carpetas eligiendo, por ejemplo, la opción Replicar archivos para tenerlos tanto en la nube como en el ordenador.
- Lista de errores: para consultar si se ha producido uno.
- Pausar la sincronización: si queremos hacer algún cambio y de momento no queremos que se haga efectivo en la nube.
- Ayuda: para la resolución de las dudas típicas.
Ahora llega el momento de empezar a trabajar con Google Drive con Windows. Si hacéis un poco de memoría en la instalación pedimos que creéis una serie de accesos directos en nuestro escritorio. Estos son los que os va crear:
Los que tenéis señalados en un recuadro rojo son accesos directos para que podamos operar con ellos en la nube. Así podremos trabajar con documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google. Esto se hace así porque no hay herramientas nativas de Windows con las que poder trabajar. Aquí tenemos un ejemplo con Google Docs, se ejecuta en nuestro navegador y podemos crear un documento de texto:
En cuanto al acceso de Google Drive es diferente, podremos trabajar de forma nativa como veremos a continuación.
Trabajando con archivos y carpetas en Google Drive con Windows
Si hacemos clic sobre el acceso directo de Google Drive veremos como nos manda al explorador de archivos de Windows.
Simplemente si hacemos clic en «Mi unidad» veremos los archivos y carpetas que tenemos en Google Drive. Vamos a trabajar de la misma manera que lo haríamos con los archivos locales de nuestro ordenador. Así, si pulsamos el botón derecho del ratón en «Nuevo» podríamos crear carpetas y diferentes tipos de documentos incluidos los de Google.
Ahora vamos a la carpeta del disco duro donde descargamos el instalador del programa. Luego damos a «Copiar» con el botón derecho del ratón sobre el archivo. Entonces volvemos aquí, damos de nuevo al botón derecho escogiendo «Pegar» y el archivo se subirá a nuestra cuenta de Google drive.
Tal y como habéis visto, esta forma se constituye en una manera sencilla y eficiente para trabajar con nuestros archivos en Google Drive con Windows.
¿Y si me falta espacio?
Si sincronizamos Windows con Google puede que nos parezca que 15 GB es poco pero nos da la opción de comprar más si fuese necesario. Podemos añadir planes de pago que nos ayudarán a tener más gigas disponibles dependiendo de lo que queramos. Podemos elegir pagar al mes o al año y depende de la cantidad de gigas que quieras que tendrás un precio u otro. Google One nos ofrece 100 GB de almacenamiento por 1,99 euros al mes o 200 GB de almacenamiento por 2,99 euros al mes. Si queremos mucho más porque la copia de seguridad está llena de archivos pesados, podemos pagar 2 TB de almacenamiento de Google por 9,99 euros.
Además, todos ellos nos ofrecen ofertas por las que pagaremos con mucho descuento durante los primeros tres meses y no solo aumentan los gigas disponibles sino la opción de compartir el plan con otras personas.
Si queremos pagar al mes, conseguiremos ahorrar sobre el precio mensual. El pago es de 19,99 euros al año para el plan de 100 GB o de 29,99 euros al año para el plan de 200 GB. Si quieres 2 TB te costará 99,99 euros. Todos ellos permiten compartir el plan con hasta cinco personas más e incluyen otras ventajas como funciones de edición de Google Fotos o VPN para varios dispositivos así como soporte y ayuda de Google con expertos.
Extensiones para aprovechar mejor Google Drive
Además de sincronizar Google Drive con Microsoft para que se haga una copia de seguridad en Windows, hay varias extensiones que podemos usar para sacar el máximo partido al navegador del ordenador. Si utilizas Google Drive con el navegador Google Chrome, puedes utilizar una gran cantidad de extensiones realmente interesantes con el objetivo de sacarle un mayor provecho a la plataforma de almacenamiento en la nube.
Guardar en Google Drive
Esta extensión es la más simple, pero es realmente interesante. Nos permite guardar el contenido directamente en nuestra cuenta de Drive. Por ejemplo, si estamos navegando por una web en concreto y queremos almacenar el contenido en formato PDF en nuestro Drive, podremos hacerlo con un par de clics, por lo que está a alcance de cualquiera. También es posible almacenar capturas de pantalla de la web de forma automatizada.
Drive Migrator
Si tienes dos cuentas de Gmail, tienes dos cuentas de Google Drive. Si quieres migrar los archivos y carpetas de una cuenta a otra, vas a poder hacerlo fácilmente utilizando esta extensión. Esta tarea la podemos hacer también de manera «manual», no obstante, usando esta extensión será mucho más rápido.
Un aspecto importante es que las configuraciones que hayas realizado respecto a compartir los archivos y carpetas no se conservarán, es decir, solamente se conservan los archivos y carpetas pero no las opciones de compartición.
Kami
Esta extensión gratuita nos permitirá visualizar y editar directamente varios tipos de archivos. Por ejemplo, podemos visualizar documentos de Word, Excel, PowerPoint e incluso PDF, además, también soporta imágenes.
Esta herramienta es realmente útil si trabajamos en grupos de trabajo, porque nos permite compartir fácilmente el contenido con otros usuarios.
Save emails to Google Drive
Con esta extensión podremos guardar correos electrónicos directamente en Google Drive, además, se integra a la perfección con Gmail, por lo que es perfecto para guardar todos los emails a nuestra cuenta de Google Drive a modo de copia de seguridad, para posteriormente guardar todos estos emails localmente o en un servidor NAS.
Esta extensión permite guardar los emails en diferentes formatos como PDF, TXT y HTML, además, es completamente gratuita aunque tiene un límite de 50 correos mensualmente. Si queremos guardar más emails, tendremos que adquirir la versión de pago.
Herramientas para mejorar la seguridad y privacidad
Aunque Google Drive utiliza un cifrado de datos para proteger todos los archivos, si quieres añadir una capa adicional de seguridad es muy recomendable subirlo todo con cifrado en local. De esta forma, tendremos una capa más de seguridad, y sobre todo, de privacidad, porque Google no podrá «leer» nuestros documentos. Existen diferentes herramientas que puedes utilizar, a continuación, os vamos a recomendar un total de 3 herramientas muy útiles.
Cryptomator
Cryptomator es una de las herramientas más recomendables, es de código abierto y dispone de una versión completamente gratuita. Esta herramienta es compatible con sistemas operativos de escritorio como Windows, Linux y macOS, además, también está disponible para dispositivos móviles con Android y iOS. Esta herramienta está centrada específicamente en encriptar los archivos que vayamos a subir a la nube de Google, de esta forma, sin este programa y la contraseña de descifrado no podremos acceder a nuestros documentos.
Este programa se integra perfectamente con Google Drive y también con otros servicios de almacenamiento en la nube, por ejemplo, es compatible también con Dropbox y con OneDrive entre otros muchos. De esta forma, añadiremos una capa de privacidad realmente interesante.
Boxcryptor
La herramienta Boxcryptor nos permitirá cifrar archivos antes de subirlos a Google Drive, en este caso, también es un servicio completamente gratuito, aunque con limitaciones. Si necesitas disponer de todas las opciones de configuración disponibles, es totalmente necesario adquirir la versión premium de pago. En este caso no es un software de código abierto.
Un aspecto muy importante es que Boxcryptor crea una unidad virtual en el sistema, esto permite agregar automáticamente cualquier proveedor de la nube a la unidad. De esta forma, el programa se encargará de cifrar todos los datos contenidos, antes de que se suban a la nube con la sincronización. Además, el punto fuerte es que podemos ver, editar y guardar los archivos cifrados en marcha.
Rclone with Crypt
Rclone with Crypt es una alternativa a las anteriores realmente interesante, de esta forma, podemos aumentar tanto la seguridad como la privacidad en Google Drive. En este caso, se trata de un programa de línea de comandos que nos permite sincronizar archivos y carpetas desde Drive, aunque también incorpora muchas otras opciones.
Este programa es una herramienta de código abierto, y permite a los usuarios tener un gran control y personalización al sincronizar los archivos en la nube. Por supuesto, Rclone with Crypt permite cifrar los archivos en el equipo antes de subirlos.
